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邦永PM2項目管理軟件在系統(tǒng)集成行業(yè)中的全面應(yīng)用

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項目經(jīng)理采購管理的流程-項目管理軟件

發(fā)布時間:2023/1/9 10:36:00

項目采購:當項目團隊無法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品或服務(wù)時,為了讓項目團隊的時程安排更順暢,以及提高工作效益,就會考慮將之外包給其他廠商。當項目團隊無法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品時,就會考慮外包,而管理從外包商獲得結(jié)果的所有流程,即為項目采購管理。根據(jù)PMBOK指南,項目采購管理流程包括4個部分:

1、規(guī)劃采購。

指決定產(chǎn)品或服務(wù)要自制、租賃或外包。如果選擇外包,則要擬出外包計劃,以及明確產(chǎn)品及服務(wù)的規(guī)格。在與賣方議定合約時,主要的判斷依據(jù)是產(chǎn)品的形態(tài)、成本或各項資源的可取得性;并且視項目的需求,選擇不同的合約類型:

(1)固定總價或總包合同:在合同條件下,買方支付固定價格給賣方,二賣方要在此價格范圍內(nèi),完成所有的工作內(nèi)容。

(2)成本償還合同:買方依據(jù)賣方實際執(zhí)行的工作內(nèi)容,支付賣方實際支出的成本,同時加上特定利潤給賣方。

(3)時間與材料合同:兼具以上兩種特性,用于金額較小的采購,或是買方對合同總價及采購數(shù)量尚未明確的情況。

在選定合約類型后,接著需要開出《采購清單及規(guī)格說明書》,制定尋找賣方的規(guī)則辦法:招投標、詢價等。通常,項目團隊在這個階段,也應(yīng)該著手建立供應(yīng)商選擇的SOP和評定標準。

2、執(zhí)行采購。

廠商根據(jù)買方開出的需求(例如,確認要購買的項目、數(shù)量,以及所需的功能和規(guī)格),提供賣方報價單。在此階段,項目團隊將必須在“招標說明會”上,回復(fù)賣方所提出的諸多問題,并在說明會結(jié)束后,將所有答詢記錄文件化,傳送給所有的賣方(廠商),確保所有潛在賣方都能接收到相同并正確的信息。

在完成了“合格賣方清單”“賣方建議書”或標單后,再來就是進行賣方選定:這個工作的重點就在于列出最能滿足項目需求,并且能有效降低項目風(fēng)險的賣方。在一般狀況下,項目團隊通常都會同時選擇多個賣方,以分散項目風(fēng)險;除非是項目面臨了很大時程壓力、賣方具有項目所需產(chǎn)品的專利權(quán)、賣方具有獨特能力或資格(例如,具有某國際認證),或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下,才會選擇單一賣方。

3、管理采購。

完成賣方選定之后,這時就進入了“合約管理”的階段,目的是要確認買、賣雙方都確實遵守合約中,白紙黑字定下來的規(guī)范和權(quán)利義務(wù),同時維護雙方權(quán)益。有些組織會為了集中管理各項合約,而設(shè)立專職單位,此舉的優(yōu)點是能提升合約處理的專業(yè)性;不過,這種分成兩個單位作業(yè)的方式,也會造成項目經(jīng)理難以取得合約專業(yè)人員的協(xié)助。

4、結(jié)束采購。

在結(jié)案之前,必須完成每一個項目采購的流程。除了要按照合約上的結(jié)案程序,驗收外包項目產(chǎn)品/采購項目,同時也要從此次采購流程中累積知識與技能,將項目中的經(jīng)驗值、實務(wù)上的風(fēng)險或規(guī)劃,轉(zhuǎn)化成文件,方便日后其他項目參考之用。在采購過程中,項目經(jīng)理雖然不直接處理合約相關(guān)事宜,但還是要協(xié)助采購人員,辨識所有風(fēng)險,完成項目風(fēng)險分析,同時協(xié)助建立、修改及管理合約。

在項目管理中,采購是很容易被忽略的一環(huán),常會發(fā)生因采購環(huán)節(jié)規(guī)劃不夠嚴謹、樣品延遲送到,造成試驗時間也跟著往后拖,因而牽動到其他流程等等問題發(fā)生。項目采購畢竟不同于一般日常采購,并未設(shè)有明確的KPI(關(guān)鍵績效指標)或衡量標準,因此對采購而言,他們很難判斷該如何適時地提供資源,協(xié)助項目完成,而這也形成了項目實務(wù)上的盲點,執(zhí)行時應(yīng)特別留意。此外,在采購實務(wù)上最不可輕忽的一件事,就是“供貨商的挑選”。實用技巧:

(1)采購文件的復(fù)雜及詳細程度,會因為項目采購的項目,和可承受的風(fēng)險不同,而有所差異。

(2)合約工作說明書中,應(yīng)詳述工作內(nèi)容及附帶工作條件(例如,要定期進行進度報告),以確保賣方能清楚完整地了解買方的需求及工作目標。

(3)選擇合約類型時,可以考慮:項目開始之后變更的頻率與影響范圍、賣方執(zhí)行項目所需投入的時間及成本、業(yè)界使用的標準合約、市場競爭情形,以及風(fēng)險高低等問題。

 

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