信息溝通是管理工作中的重要環(huán)節(jié)-項(xiàng)目管理軟件

管理是一個(gè)完整的系統(tǒng),其各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相輔相成、缺一不可,而串聯(lián)起整個(gè)系統(tǒng)的工具就是貫穿始終的持續(xù)不斷的信息溝通,溝通是整個(gè)鏈條上重要的一環(huán)。

一、溝通在管理中的作用溝通在管理中的作用是多方面的,最突出的有以下幾個(gè)方面:

1.溝通是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和有效計(jì)劃的前提條件。任何社會(huì)管理組織都有一個(gè)開(kāi)放系統(tǒng),組織外部復(fù)雜多變的因素對(duì)組織的生存和發(fā)展有著重要影響。在競(jìng)爭(zhēng)多變的當(dāng)今世界,社會(huì)的組織生存和發(fā)展依賴(lài)于科學(xué)的、準(zhǔn)確的、及時(shí)的決策和周密、詳盡、完善的計(jì)劃。決策的科學(xué)和計(jì)劃的完善必須依靠準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息。每個(gè)組織通過(guò)與外界的信息溝通,可以獲得外界環(huán)境變化和需要的各種信息,從而為決策和計(jì)劃提供必要的依據(jù)和參考。

2.溝通是實(shí)施有效組織和協(xié)調(diào)的依據(jù)和手段。現(xiàn)代社會(huì)組織的一個(gè)十分顯著的特點(diǎn),就是組織規(guī)模龐大,人員眾多,業(yè)務(wù)繁雜。在此情況下,利害沖突,意見(jiàn)分歧,相互制約和摩擦實(shí)所難免,而信息交流與溝通可以降低這些弊病,增進(jìn)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效能。

3.溝通是建立和改善人際關(guān)系的必要途徑。從行為科學(xué)的角度來(lái)看,社會(huì)每個(gè)組織都需要組織內(nèi)的人群在對(duì)工作職責(zé)的了解、團(tuán)體精神的感受、情感的交流溝通中形成一個(gè)具有共性的心理狀態(tài),它又被稱(chēng)為組織(企業(yè)、學(xué)校、團(tuán)體等)精神文化。溝通有賴(lài)于聯(lián)絡(luò),有賴(lài)于人的思想和情感的交流和了解,溝通可以使領(lǐng)導(dǎo)者了解員工的需要,關(guān)心員工的疾苦,在決策中就會(huì)考慮員工的要求,以提高他們的工作熱情,形成良好的上下級(jí)關(guān)系,建立一個(gè)和諧的組織氛圍。

4.溝通是改變組織成員心理和行為的有效方法。信息和意見(jiàn)作為一種刺激物,對(duì)人的行為和心理有著重要的影響。人們接受不同的信息,受不同的刺激,會(huì)形成不同的態(tài)度,產(chǎn)生不同的行為。因此,通過(guò)傳遞適度的信息,可以改變?nèi)藗冞^(guò)激的心理結(jié)構(gòu)和行為方式,以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。大量的研究表明,員工的不滿(mǎn)情緒主要不是來(lái)源于工作條件,也不都是來(lái)源于工資待遇問(wèn)題,而是由于缺乏必要的溝通。沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏贤?管理者對(duì)下屬的需求了解不會(huì)充分,下屬就可能對(duì)分配給他們的任務(wù)和要求產(chǎn)生錯(cuò)誤的理解,使工作任務(wù)不能圓滿(mǎn)地完成,不利于集團(tuán)的持續(xù)發(fā)展和安定團(tuán)結(jié)。

5.溝通可以提高組織工作的效率。在龐大的組織中,建立四通八達(dá)、充分交流的信息溝通網(wǎng)絡(luò)和方式,可以改變文山會(huì)海、公文旅行、拖拉作風(fēng)、官僚主義等惡習(xí),可以提高組織工作的效率。

二、溝通中存在的問(wèn)題。從目前的情況來(lái)看,隨著管理水平的提高,溝通越來(lái)越得到管理者的重視。目前在管理工作中人們相互溝通存在的主要問(wèn)題是：

1.個(gè)人障礙。它是指由于人的感情、價(jià)值觀(guān),或者不好的傾向、習(xí)慣而造成的溝通障礙,另外還包括人們?cè)谑芙逃�程度、種族、性別、社會(huì)經(jīng)濟(jì)地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。

2.環(huán)境障礙。它是指在人們溝通的環(huán)境中存在的障礙。一個(gè)典型的環(huán)境障礙是突然出現(xiàn)的干擾阻礙了信息溝通。其他環(huán)境障礙包括人和人之間的距離、障礙物、或干擾無(wú)線(xiàn)電信號(hào)的靜電。

3.組織結(jié)構(gòu)障礙。它主要是指組織規(guī)模對(duì)溝通造成的障礙。由于管理層次的多層化,影響信息傳遞的質(zhì)量和速度。信息傳遞的過(guò)程中經(jīng)歷的層次和環(huán)節(jié)越多,失真的可能性就越大,也浪費(fèi)時(shí)間,影響效率,造成信息失真。同時(shí),規(guī)模的擴(kuò)大會(huì)帶來(lái)一定的空間距離,空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來(lái),就會(huì)給溝通雙方造成一定的心理壓力,影響溝通的進(jìn)行,也影響組織功能的發(fā)揮。

4.領(lǐng)導(dǎo)觀(guān)念障礙。在管理者中存在兩種不正確思想:一種是,“民可使由之不可使知之”,認(rèn)為決策是領(lǐng)導(dǎo)而非下屬的職責(zé),下屬服從即可,不必多問(wèn),否則難以領(lǐng)導(dǎo);另一種是權(quán)威性。認(rèn)為過(guò)多的接近下屬被認(rèn)為無(wú)主見(jiàn)和沒(méi)有威信,缺乏魄力,所以不愿溝通�，F(xiàn)代行為科學(xué)認(rèn)為,人類(lèi)出于社會(huì)生存的本性以及自尊和安全的需要,很希望了解自己所處環(huán)境中所發(fā)生的一切事情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡可能提供一切真實(shí)信息,才可使員工產(chǎn)生安全感、贏(yíng)得員工的信任和理解,激發(fā)工作熱情和積極性,提高工作效率。

5.對(duì)信息的態(tài)度不同所造成的障礙。這可從不同的層次來(lái)考慮。一是認(rèn)識(shí)差異。在管理活動(dòng)中,不少員工和管理者普通存在忽視信息的作用的現(xiàn)象,這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀(guān)念。同一團(tuán)體中不同的成員對(duì)信息有不同的看法,所選擇的側(cè)重點(diǎn)也不相同。一些員工只關(guān)心與他們的物質(zhì)利益有關(guān)的信息,而不關(guān)系組織目標(biāo)、管理決策等方面的信息,也成了信息溝通的障礙。

6.相互不信任所產(chǎn)生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提,才能使向上反映的情況得到重視,向下傳達(dá)的決策迅速實(shí)施。管理者在進(jìn)行信息溝通時(shí),應(yīng)該不帶成見(jiàn)地聽(tīng)取意見(jiàn),鼓勵(lì)下級(jí)充分闡明自己的見(jiàn)解,才能做到思想和感情上的真正溝通,才能接收到全面可靠的情報(bào),才能做出明智的判斷與決策。

7.溝通者的畏懼感以及個(gè)人心理品質(zhì)也會(huì)造成溝通障礙。在管理實(shí)踐中,信息溝通的成敗主要取決于上級(jí)與下級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下,這些合作往往會(huì)因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個(gè)人心理品質(zhì)而形成障礙。一方面,在現(xiàn)實(shí)生活中,如果主管過(guò)分威嚴(yán),給人造成難以接近的印象,或者管理人員缺乏必要的同情心,不愿體恤下情,都容易造成下級(jí)人員的恐懼和反感心理,影響信息溝通的正常進(jìn)行。另一方面,不良的心理品質(zhì)也是造成溝通障礙的因素。

三、實(shí)施有效信息溝通的方法。探索實(shí)施有效信息溝通的方法,是發(fā)揮溝通在管理工作中的作用,克服在溝通中的障礙的需要：

1.構(gòu)建暢通的溝通網(wǎng)絡(luò)。管理者在建立較完善的管理體系之后,體系內(nèi)部就形成自上而下的不同層次,每個(gè)層次中劃分出不同的職能,設(shè)立不同的職能部門(mén),每個(gè)部門(mén)又進(jìn)行層次與職能的劃分,從而形成了體系的組織架構(gòu)。但是要使體系內(nèi)各部分高效運(yùn)作起來(lái),就需要在組織內(nèi)各部門(mén)和不同層次人員之間,通過(guò)一定的溝通工具(如各種會(huì)議、電子媒體、意見(jiàn)信箱、內(nèi)部溝通、布告欄等),建立縱橫交錯(cuò)的高效信息溝通網(wǎng)絡(luò),確保能順暢地溝通各種信息,為全員充分參與創(chuàng)造條件,使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到該組織各處,并通過(guò)監(jiān)督、答疑等手段,使員工都能理解并執(zhí)行。同時(shí),各層次、各部門(mén)的人員在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也能及時(shí)反饋到相關(guān)的層次和職能部門(mén),進(jìn)行解決、修正和統(tǒng)計(jì)分析。

2.樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識(shí)。樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識(shí)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容。首先,領(lǐng)導(dǎo)者要樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識(shí)。管理者的決定作用比一般職工要大得多,管理者的溝通意識(shí),直接關(guān)系到內(nèi)部溝通的有效開(kāi)展。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有主動(dòng)的溝通態(tài)度,給予部屬表達(dá)意見(jiàn)的機(jī)會(huì),以促使上下意見(jiàn)一致,從而培養(yǎng)上下的整體利益觀(guān)念。其次,員工亦須樹(shù)立正確主動(dòng)的溝通意識(shí)。由于受封建意識(shí)的影響,“上尊下卑”的觀(guān)念在許多人的腦子里深深扎根。為此,大部分員工不愿主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)溝通,以免引起領(lǐng)導(dǎo)的反感,部分能主動(dòng)溝通的員工亦存在吹牛拍馬屁、歪曲事實(shí)、虛報(bào)數(shù)字、蒙敝真相等行為,如此溝通不如不溝通。其實(shí),并非所有的管理者都喜歡聽(tīng)奉承的話(huà)、聽(tīng)假話(huà),管理者也需要部屬的理解和支持,需要部屬講實(shí)話(huà)、講真話(huà),以幫助他們正確決策和管理。部屬員工應(yīng)明確溝通是雙向的,不能總是等待領(lǐng)導(dǎo)來(lái)溝通,當(dāng)需要獲知某些消息或有某種需求時(shí),也可以主動(dòng)地與上級(jí)溝通,這也是爭(zhēng)取權(quán)力和貢獻(xiàn)智慧的有效途徑。

3.創(chuàng)造有利的溝通環(huán)境。環(huán)境是影響有效溝通的一個(gè)重要的因素,我們這里所講的環(huán)境主要是指人文環(huán)境。營(yíng)造一個(gè)相互信任、有利于溝通的氛圍的關(guān)鍵是培育積極的集團(tuán)文化。集團(tuán)文化可逐漸地形成一套集團(tuán)獨(dú)有的價(jià)值觀(guān)和理念,這種價(jià)值觀(guān)以?xún)?yōu)質(zhì)服務(wù)為核心,以良好溝通為特色。它可通過(guò)集體活動(dòng)如集體旅游、聯(lián)歡會(huì)、俱樂(lè)部活動(dòng)等加強(qiáng)員工間的聯(lián)系。因?yàn)樵谶@些活動(dòng)中,無(wú)論是最上層的管理人員還是服務(wù)員,都可以卸下工作的擔(dān)子,恢復(fù)最真實(shí)的自我,輕輕松松地平等交流,建立起一種大家庭式的感情氛圍,從而提高內(nèi)部的滿(mǎn)意度,使該企業(yè)的員工不但可以獲得薪金、職位上的回報(bào),也可獲得情感上的歸依。由于不同人群的差異,溝通也不可千篇一律,要采取不同的方式方法。特別是在大力提倡“人本管理”和“柔性管理”的今天,管理者更應(yīng)重視非正式溝通的作用,嘗試新的方法,通過(guò)靈活多變的方式,建立良好的人際關(guān)系,增強(qiáng)集體凝聚力。