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邦永PM2項(xiàng)目管理軟件在系統(tǒng)集成行業(yè)中的全面應(yīng)用

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項(xiàng)目管理中的有效溝通-項(xiàng)目管理軟件

發(fā)布時(shí)間:2022/11/9 9:20:00

人存在于社會之中,就無時(shí)無刻不在進(jìn)行溝通,學(xué)好溝通的關(guān)鍵是要進(jìn)行所謂的“有效溝通”。項(xiàng)目是特指為完成某一個(gè)特定目的而組織一系列活動,今天的很多工作都以項(xiàng)目的形式表現(xiàn)出來,項(xiàng)目管理師日益受到重視,項(xiàng)目管理認(rèn)證市場變得很火爆,標(biāo)志著項(xiàng)目管理已經(jīng)被提到一個(gè)很重要的高度上來。

項(xiàng)目管理的過程中,有效溝通尤為重要,這是因?yàn)轫?xiàng)目通常是受時(shí)間、資源等多重約束限制,而且往往項(xiàng)目不是一個(gè)人完成的,需要項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行高效的溝通,才能保證良好的效果。作為一名管理咨詢師,想在“有效溝通”這個(gè)領(lǐng)域貢獻(xiàn)自己的智慧,首先想到的就是以管理咨詢中項(xiàng)目管理為例從某個(gè)小角度出發(fā)來談?wù)剬τ行贤ǖ恼J(rèn)識。眾所周知,管理咨詢特別強(qiáng)調(diào)溝通能力,包括和客戶的溝通、項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通多種。溝通本身有很多種方式,包括一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論等;從溝通的載體而言,有口頭、書面、動作、甚至眼神等等;從渠道上分,也可以分為面談、電話、網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種形式。

上面所有這些溝通方式,無論表面上看多復(fù)雜,實(shí)際上都可以簡化成一對一的溝通形式,最終溝通都只是兩個(gè)人之間的事情。溝通可以是相互的,但是具體到溝通的“一招一式”,都能找出一個(gè)信息發(fā)出者,一個(gè)信息的接受者。溝通的目的是為了兩個(gè)人之間的交流,對于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)識,溝通的作用巨大,而且很多時(shí)候是必不可少的。但是同時(shí),溝通也需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的:一是溝通所花費(fèi)的時(shí)間和精力;二是溝通過程中信息的失真和損失。

信息在一個(gè)人的頭腦里處理的時(shí)候,信息傳遞不需要時(shí)間和精力,而且沒有失真和損失,這兩種成本為零;但當(dāng)信息被兩個(gè)人相互傳遞的時(shí)候,將花費(fèi)大量的時(shí)間和精力成本,并且蒙受信息失真的損失,損失的具體大小取決于兩個(gè)人的表達(dá)能力、理解能力、觀點(diǎn)和思維的一致性以及達(dá)成一致的意愿強(qiáng)烈程度等多種因素。值得注意的是;在很多情況下,即使是兩個(gè)同樣具有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人,他們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致所需要花費(fèi)的溝通成本是巨大的,而且很可能是沉沒成本。聰明而執(zhí)著對于溝通而言,有時(shí)候是相當(dāng)危險(xiǎn)的。很多人渴望說服別人而且不愿意被別人說服,事實(shí)上溝通的目的本身也并不是為了說服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常是社會科學(xué)而不是自然科學(xué)的范疇,它往往并沒有一個(gè)絕對的標(biāo)準(zhǔn)或答案,在這種情況下,兩個(gè)人如果在溝通時(shí)過分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的,那么就可能是一場災(zāi)難。

管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高,以至于難以承受。到目前為止沒有一個(gè)辦法可以完全消除這種成本,但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進(jìn)行一些控制。首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標(biāo)進(jìn)行清晰的界定。其次是不能沉溺于溝通本身,而必須時(shí)刻清楚溝通的目的;意識到溝通是有成本的,溝通的時(shí)間就是成本,客戶在為這些成本買單。第三是事先制訂一些規(guī)則,包括時(shí)間和回合的限制,耐心聽完對方的話,進(jìn)行“集中”決策,由最終必須對此負(fù)責(zé)的人決定。特別需要注意的是:不能折中和調(diào)和。很多時(shí)候,在討論問題的時(shí)候,應(yīng)該注意首先就基本前提和概念達(dá)成共識,并且明確一個(gè)討論的一致的目標(biāo)。

管理咨詢顧問常常是執(zhí)著而聰明的人,對他們而言,永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個(gè)優(yōu)點(diǎn),從討論中學(xué)習(xí)和提高也是他們的目的。但是,客戶付款是希望能得到一定的成果,有相當(dāng)強(qiáng)的目的性。很多時(shí)候,管理咨詢顧問最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是不愿意被人說服,而以說服別人作為一個(gè)勝利。殊不知,浪費(fèi)了自己和別人的時(shí)間,本身是最大的失敗。

前面已經(jīng)說過,無論怎樣的溝通,其基本單元都是兩個(gè)人之間的溝通,平均而言,這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項(xiàng)目組中,如果由一個(gè)人來做一件事情,比如做一個(gè)訪談或者完成一個(gè)報(bào)告,他很可能會有思維的盲點(diǎn),所以需要和人來溝通,或者和別人共同完成。如果兩個(gè)人進(jìn)行溝通來完成的時(shí)候,溝通鏈?zhǔn)且粭l,溝通效果可能是原來的兩倍;而如果三個(gè)人進(jìn)行溝通,溝通鏈?zhǔn)侨龡l,而溝通效果是原來的三倍。簡單地講,就是說溝通的效果是算術(shù)級數(shù)增加的,而溝通成本是幾何級數(shù)遞增的,所以在管理咨詢實(shí)踐中,一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個(gè)人或者兩個(gè)人,很少有兩個(gè)人以上的,這也是為什么我們往往在電視劇里看到所謂的“搭檔”是兩個(gè)人的原因。

當(dāng)然,這是指最小的業(yè)務(wù)單元,事實(shí)上就整個(gè)項(xiàng)目組而言,經(jīng)常會有一些多人的項(xiàng)目組,甚至出現(xiàn)過幾十人、上百人的超級項(xiàng)目組,這種情況下需要借助一些其他的項(xiàng)目管理方法進(jìn)行有序規(guī)劃和有效管理,而劃分的最小作業(yè)單元也往往是兩個(gè)人。從這個(gè)意義上延伸,一般來講,管理咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類型:項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),適用較小的項(xiàng)目,三個(gè)人以下,項(xiàng)目經(jīng)理對事件負(fù)責(zé),其他人提供輔助性支持;多個(gè)顧問向一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),每個(gè)顧問負(fù)責(zé)各自的一部分,項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行管理和統(tǒng)籌;劃分成很多小的部分,每部分都由兩個(gè)顧問承擔(dān),兩個(gè)顧問是平等的,沒有主從之分:同樣是劃分成很多小的部分,每部分由兩個(gè)顧問承擔(dān),但是有明顯的主從,或者都是由項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)其中一個(gè)人,討論和決策時(shí),以這個(gè)人的意見為主。

所以說這是項(xiàng)目管理中有效溝通很重要的一點(diǎn),就是明確劃分小的業(yè)務(wù)單元、降低溝通成本,同時(shí)為了做好事情,必須事先進(jìn)行明確,進(jìn)行充分的授權(quán)。雖然整個(gè)項(xiàng)目是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),但是在決定這個(gè)業(yè)務(wù)單元由某個(gè)或者某兩個(gè)人完成后,項(xiàng)目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導(dǎo)的角色,不能對具體的內(nèi)容進(jìn)行過多的干預(yù)。從溝通的效果和效率角度出發(fā),一般就只有上面四種模式,很多時(shí)候,顧問在進(jìn)行決策時(shí)需要獲取大量信息和思路,需要廣泛的討論,包括項(xiàng)目組內(nèi)部討論、頭腦風(fēng)暴會甚至進(jìn)行上百人的問卷調(diào)查,這些都是輔助性的信息支持,最終的承擔(dān)和負(fù)責(zé)的單元就是一個(gè)人或者兩個(gè)人。

總的來說,只要注意了上面這些因素,就能更好地幫助我們進(jìn)行有效溝通,從而提高項(xiàng)目管理的能力和水平,對咨詢團(tuán)隊(duì)來說,能夠更有效地提高效率;對企業(yè)而言,不管是作為管理咨詢的客戶還是管理實(shí)踐者,這些辦法都可以幫助它們從中受益。

 

 

 

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