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淺議項目管理中的協(xié)調(diào)工作-項目管理軟件

發(fā)布時間:2022/11/7 9:50:00

項目管理是一個系統(tǒng)工程,搞好項目管理需要運用系統(tǒng)科學的理論,通盤把握項目的綱和目,在項目運行過程中積極主動地做好各種項目協(xié)調(diào)工作,從而有效地加強項目管理,保證項目順利實施,達到項目建設(shè)的預(yù)期目的。

一、項目協(xié)調(diào)工作的主要特點。

1、協(xié)調(diào)的范圍廣。項目協(xié)調(diào)的范圍包括內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)、近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)和遠外層關(guān)系的協(xié)調(diào)。其中,內(nèi)部關(guān)系包括項目經(jīng)理部內(nèi)部關(guān)系、項目經(jīng)理部與企業(yè)的關(guān)系、項目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系;近外層關(guān)系是指與項目部有直接和間接合同的關(guān)系,包括與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、物資供應(yīng)單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關(guān)系;外層關(guān)系是指與項目部雖無直接和間接合同關(guān)系,但卻有著法律法規(guī)和社會公德等約束的關(guān)系,項目部與政府、交通、環(huán)保、衛(wèi)生、綠化等部門的關(guān)系。通常情況下,近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)是項目協(xié)調(diào)的重點。

2、協(xié)調(diào)的要素多。一是人際關(guān)系的協(xié)調(diào),通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)以及與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系的協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)對象主要是相關(guān)工作結(jié)合的過程當中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。二是組織關(guān)系的協(xié)調(diào),通常包括項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、勞務(wù)作業(yè)層之間的關(guān)系。三是供求關(guān)系協(xié)調(diào),通常包括企業(yè)物資供應(yīng)部門、建設(shè)單位物資供應(yīng)部門與項目經(jīng)理部之間的關(guān)系協(xié)調(diào),各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調(diào)。四是協(xié)作配合之間的關(guān)系協(xié)調(diào),通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部各部門之間、上下級之間、管理層與作業(yè)層之間以及與各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調(diào)。五是約束關(guān)系的協(xié)調(diào),通常包括項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的協(xié)調(diào),包括與有法律法規(guī)約束關(guān)系的各單位(如政府、環(huán)保、衛(wèi)生、綠化、交通等)的關(guān)系協(xié)調(diào),和與有合同約束關(guān)系的建設(shè)單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。

3、協(xié)調(diào)的階段性強。建設(shè)工程通常具有很強的階段性,對于工程總承包項目通?煞譃榭碧、設(shè)計、采購、施工、運營等不同階段,每個階段又可以劃分為若干時期,例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等,在各個不同的時期,項目協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是不一樣的,協(xié)調(diào)的重點也是不同的。

4、協(xié)調(diào)的難度大。由于項目協(xié)調(diào)的性質(zhì)多種多樣,所涉及到的關(guān)系千頭萬緒,有項目與目標因素之間的協(xié)調(diào);項目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調(diào);各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào);各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào);項目實施過程的協(xié)調(diào);各種管理職能方面的協(xié)調(diào);項目參與者之間的協(xié)調(diào)等,因而項目協(xié)調(diào)工作的難度比其他任何一種協(xié)調(diào)難度都大。

二、項目協(xié)調(diào)工作容易出現(xiàn)的問題。

1、項目經(jīng)理部內(nèi)部容易混亂。主要表現(xiàn)在:由于總體目標不明,各職能部門之間的興趣和目標不同,有各自的打算和做法,有些甚至是對立的;由于缺乏溝通和必要的宣傳,項目部內(nèi)部士氣不夠,面對項目實施過程中遇到的一些挫折和危機,容易失去斗志;由于信息不暢、指揮不靈,項目實施過程中出現(xiàn)各種混亂現(xiàn)象,人們對合同、各種指令和責任書理解不一或不能理解,因而在實施過程中各自為政,使項目失控;項目部內(nèi)部沒有和諧的工作氛圍,對工作沒有應(yīng)有的爭執(zhí)和討論,人們不敢和不習慣將問題提出來討論和研究,從而釀成隱患。

2、與外部關(guān)系不易理順。主要表現(xiàn)在:項目經(jīng)理部的工作得不到建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等近外層關(guān)系單位的支持,有時甚至是對立的;項目經(jīng)理部不召開協(xié)調(diào)會議或者在協(xié)調(diào)會議上不討論重要的協(xié)調(diào)事務(wù),而是偏離議題,或者是正常的協(xié)調(diào)會議經(jīng)常被打斷和干擾,達不到應(yīng)有的效果;項目部內(nèi)部、項目部與遠外層、項目部與近外層三個層次之間的信息溝通不暢,以至于信息得不到正確傳遞,影響了項目的正常運作,甚至是相互之間產(chǎn)生一些抱怨;項目經(jīng)理部得不到企業(yè)職能部門的支持,無法獲得必需的資源和管理服務(wù),與外界又不能進行正常的信息溝通,迫使項目經(jīng)理部花費大量的時間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問題,降低了工作效率。

三、項目協(xié)調(diào)工作的思路與方法。

1、樹立一種觀念——搞好項目協(xié)調(diào)是做好一切工作的基礎(chǔ)。眾所周知,構(gòu)建和諧社會是我國當前的一項國策,而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是現(xiàn)代管理所提倡的一項重要原則。對于工程項目來說,由于建筑工程的特殊性,項目協(xié)調(diào)工作尤為重要。要通過學習和不斷的教育,使項目部管理人員充分認識到協(xié)調(diào)工作的重要性:協(xié)調(diào)工作是做好其他一切工作的基礎(chǔ),沒有和諧的工作環(huán)境什么事也做不成。

2、堅持一個方法——加強管理部門之間的溝通。項目協(xié)調(diào)最好的手段和方法就是溝通,溝通是解決項目實施過程中各種障礙的最基本的方法,事實證明也是最有效的一種手段。任何組織爭執(zhí)只有通過溝通才能實現(xiàn),通過溝通不但可以解決各種協(xié)調(diào)問題,如技術(shù)、過程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難和不一致,而且還可以解決相關(guān)人員心理行為的障礙和爭執(zhí)。對于項目來說,項目經(jīng)理部內(nèi)部溝通的效果是測定項目管理效果的最好尺度,項目目標能否成功實施,很大程度上取決于項目經(jīng)理部能否成功地進行溝通,即能否成功地做好協(xié)調(diào)工作。

3、講究一種藝術(shù)——科學地控制管理中的爭執(zhí)。協(xié)調(diào)要講究技巧,特別是對于爭執(zhí)的處理更要講究藝術(shù),必須使爭執(zhí)得到有效的管理和控制。對于項目實施過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)多協(xié)商、少爭執(zhí),通過詳細的協(xié)商平衡和滿足各方面的利益,從而達到項目目標的最優(yōu)解決;通常情況下對于不影響項目管理大局的爭執(zhí),應(yīng)采取策略引導爭執(zhí)者或者說服雙方向?qū)Ψ阶鲞m當妥協(xié)或非原則性讓步,避免爭執(zhí)擴大化;對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)可采取互遷互讓,加大合作面形成利益互補或利益共同體,從而化解爭執(zhí);對于利益沖突性大的爭執(zhí)或問題比較突出的爭執(zhí),在協(xié)商和調(diào)解都無效的情況下,應(yīng)及時交由上級領(lǐng)導裁決,或當機立斷采取行政裁決的方式解決,或通過法律途徑解決。另外,在必要的情況下,對于一些目標不明和方法難以確定的問題,有時需要有意識地引起爭執(zhí),通過爭執(zhí)進行討論和溝通,使認識一致從而得到最佳方案。

4、掌握一個原則——具體問題具體分析。在項目協(xié)調(diào)過程中必須堅持具體問題具體分析的原則,對于每一個需要協(xié)調(diào)的問題都必須先分清它的性質(zhì)、類型、主次等要素,然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如,對于內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要應(yīng)依靠各項規(guī)章制度,通過做好思想政治工作、加強教育培訓、提高人員素質(zhì)等方法來實現(xiàn);對于項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調(diào),應(yīng)嚴格執(zhí)行《項目管理目標責任書》;對于項目經(jīng)理部與作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào),應(yīng)嚴格履行《勞務(wù)分包合同》和執(zhí)行《項目管理實施規(guī)劃》;對于項目經(jīng)理部內(nèi)部供求關(guān)系的協(xié)調(diào),必須依靠編制和嚴格實施資源需求計劃,并充分發(fā)揮物資供應(yīng)部門調(diào)度系統(tǒng)和調(diào)度人員的作用,加強調(diào)度工作;對于項目經(jīng)理部與建設(shè)單位和監(jiān)理單位之間的協(xié)調(diào),應(yīng)以溝通為主,協(xié)調(diào)的目的是搞好協(xié)作,協(xié)調(diào)的依據(jù)是執(zhí)行合同,協(xié)調(diào)的重點是資金問題、進度問題和質(zhì)量問題。

5、突出一個重點——注重項目動態(tài)管理。項目的協(xié)調(diào)工作貫穿于項目管理的全過程,但是,由于工程項目的實施是分階段實行的,項目各階段所存在的問題都有所不同,因而在項目協(xié)調(diào)過程中還必須根據(jù)各階段的實際情況抓好協(xié)調(diào)的重點,如在項目實施初期主要是進行供求關(guān)系的協(xié)調(diào),項目后期的協(xié)調(diào)重點則是合同與法律法規(guī)約束關(guān)系的協(xié)調(diào),這就要求協(xié)調(diào)工作應(yīng)根據(jù)項目的推進,適時、準確地把握各種關(guān)系的發(fā)展,及時有效地進行溝通,化解各種矛盾、解決各種爭執(zhí),從而提高項目運行的效率。

6、打好一個基礎(chǔ)——著力提高管理人員素質(zhì)。任何工作都是由人來完成的,人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量,項目協(xié)調(diào)工作也不例外。一方面要對項目部所有管理人員進行必要的培訓和教育,使他們充分了解項目協(xié)調(diào)工作的重要性,掌握協(xié)調(diào)工作的方法和技巧;另一方面應(yīng)在項目經(jīng)理部配備專職的項目協(xié)調(diào)工作人員,并指定一名項目副經(jīng)理專門負責此項工作,才能取得理想的效果。

7、運用一個手段——加強項目的信息化管理。信息技術(shù)的發(fā)展為項目管理帶來了新的手段和方法,在項目管理的所有要素中,項目協(xié)調(diào)工作最需要信息的支撐。因此,項目經(jīng)理部必須充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù),在項目部內(nèi)部建立信息網(wǎng)絡(luò),確保所有需要協(xié)調(diào)的信息能夠及時流通,使項目協(xié)調(diào)工作及時、高效,從而提高整個項目管理工作的效率和效益。

 

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