7種適合項(xiàng)目經(jīng)理在匯報(bào)中使用的數(shù)字技巧-項(xiàng)目管理軟件

“項(xiàng)目好不好，七分靠做，三分靠說(shuō)。”就像蘋果項(xiàng)目發(fā)布會(huì)上的喬布斯，特斯拉項(xiàng)目發(fā)布會(huì)上的馬斯克，每一個(gè)成功項(xiàng)目背后都有一個(gè)匯報(bào)時(shí)能侃侃而談的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理做項(xiàng)目匯報(bào)工作時(shí)，相較于用“事例”說(shuō)話，用“數(shù)據(jù)”說(shuō)話給人的感覺(jué)更加準(zhǔn)確，也更具有說(shuō)服力。怎樣才能把那些枯燥、無(wú)聊、煩瑣的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地傳遞給匯報(bào)聽眾呢?這就需要我們?cè)趨R報(bào)工作時(shí)使用一些數(shù)字使用技巧，從而讓數(shù)據(jù)變得更加生動(dòng)有趣。

1.要讓數(shù)據(jù)看起來(lái)真實(shí)可信。在匯報(bào)中使用數(shù)據(jù)，首先要讓數(shù)據(jù)看起來(lái)真實(shí)可信，采用用戶能夠輕易佐證的數(shù)據(jù)，可以讓匯報(bào)中的數(shù)據(jù)更加真實(shí)可信。比如，“公司財(cái)務(wù)人員每周都要花費(fèi)10小時(shí)來(lái)整理報(bào)表”“銷售人員每天要打40個(gè)以上的電話，平均通話時(shí)間不到5分鐘”等，這些可以讓聽眾簡(jiǎn)單驗(yàn)證的數(shù)據(jù)，可加強(qiáng)聽眾對(duì)項(xiàng)目匯報(bào)成果的信任度。

2.用簡(jiǎn)單易懂的形式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。匯報(bào)工作時(shí)要讓數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單易懂，不要直接說(shuō)“項(xiàng)目上線后會(huì)自動(dòng)處理多少條數(shù)據(jù)，節(jié)省了多少操作步驟”這樣的話。可以換一種說(shuō)法，“項(xiàng)目上線后，每個(gè)操作人員每天會(huì)少做3張報(bào)表，因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成”，項(xiàng)目的作用在哪里，聽眾一下子就能感受到。

3.數(shù)據(jù)要學(xué)會(huì)取整。聽眾對(duì)整數(shù)更容易理解和記憶，比起“項(xiàng)目上線后，已經(jīng)有968625名用戶使用”這樣的話，采用“項(xiàng)目上線后，將近有100萬(wàn)用戶”會(huì)讓聽眾更容易理解并記住。

4.間歇性地使用數(shù)據(jù)。聽眾無(wú)法一次性接受太多的數(shù)據(jù)，少量的數(shù)據(jù)使用會(huì)增加說(shuō)服力，但過(guò)多地使用數(shù)據(jù)很容易讓聽眾產(chǎn)生厭煩。在匯報(bào)工作時(shí)，每個(gè)要點(diǎn)可以采用少量數(shù)據(jù)進(jìn)行強(qiáng)化，切記不可堆疊。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在某款手機(jī)的發(fā)布會(huì)上，項(xiàng)目經(jīng)理在介紹手機(jī)參數(shù)時(shí)會(huì)這么使用數(shù)據(jù)：a.手機(jī)的CPU頻率達(dá)到了3.0Ghz;b.手機(jī)的攝像頭高達(dá)1億像素;c.手機(jī)的電池容量4500mAh。項(xiàng)目經(jīng)理在介紹項(xiàng)目時(shí)不要為了使用數(shù)據(jù)而去盲目地堆砌數(shù)據(jù)，間歇性地使用數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)為項(xiàng)目服務(wù)，可突出重點(diǎn)。

5.使用恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。蘋果產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在介紹新產(chǎn)品有哪些升級(jí)時(shí)，會(huì)采用不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。比如，在介紹手機(jī)性能時(shí)，會(huì)用“提升了23%”這樣的字眼;在介紹手機(jī)攝影功能時(shí)則會(huì)用“提高了2000萬(wàn)像素”等。在恰當(dāng)?shù)牡胤绞褂们‘?dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型，能夠強(qiáng)化數(shù)據(jù)的使用效果。

6.讓數(shù)據(jù)形象化。項(xiàng)目經(jīng)理可以試著使用具體的形象來(lái)解釋你的數(shù)據(jù)，可以說(shuō)“它比一枚硬幣還要薄”，或者“它可以輕松地放進(jìn)一個(gè)文件袋內(nèi)”，還可以說(shuō)“它能讓你不間斷看10小時(shí)以上的視頻內(nèi)容”等。用現(xiàn)實(shí)生活中可以找到的真實(shí)事務(wù)或案例，讓你使用的數(shù)據(jù)更加形象化，也讓聽眾容易理解你給出的數(shù)字。

7.將時(shí)間提示放在數(shù)據(jù)之前。在使用數(shù)據(jù)前，要讓觀眾了解數(shù)據(jù)的時(shí)間框架。例如，在2019年，公司因?yàn)楫a(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題付出額外成本750萬(wàn)元;2020年項(xiàng)目上線之后，公司節(jié)約成本500萬(wàn)元，聽眾結(jié)合時(shí)間框架，可以了解數(shù)據(jù)產(chǎn)生的具體意義。一個(gè)成功的項(xiàng)目，既要有“做得好”“管得好”，更要有“講得好”。在項(xiàng)目匯報(bào)中合理地使用數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)的效用，能讓項(xiàng)目經(jīng)理掌握項(xiàng)目成功的小心機(jī)。