高效溝通管理的七個要點(diǎn)
發(fā)布時間：2022/3/2 9:53:00
項(xiàng)目管理過程中溝通管理，由于干系人眾多，很容易出現(xiàn)不可控制的局面。為了能夠降低溝通管理的難度，讓溝通效率更高，溝通效果更好。需要做好溝通計劃，針對不同問題提前做好解決方案。溝通方式和一些詞匯能夠做好提前統(tǒng)一好意思，能夠讓溝通誤解率降低。
雖然溝通管理方案需要結(jié)合具體情況來制定，但是，一些常用方法或者注意內(nèi)容是可以相互參考的，很多高效溝通管理離不開這七點(diǎn)內(nèi)容，不妨看看吧。
01、計劃好溝通。
像對待項(xiàng)目管理的其他方面一樣，你要計劃好項(xiàng)目溝通過程。計劃溝通的目的在于確保參與進(jìn)來的所有項(xiàng)目干系人能在需要的時候獲取所需信息來履行他們的責(zé)任。
影響溝通計劃和項(xiàng)目溝通要求的主要因素有以下這些：
項(xiàng)目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。
項(xiàng)目干系人分析的結(jié)果。
報告關(guān)系。
項(xiàng)目涉及的職能領(lǐng)域。
參與項(xiàng)目的人數(shù)。
項(xiàng)目干系人所在的地方。
每位項(xiàng)目干系人的信息需求。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)級別。
技術(shù)可得性。
信息需求的緊急性和需要的頻率。
想要的項(xiàng)目溝通形式。
項(xiàng)目的預(yù)期時長。
項(xiàng)目在組織層面的風(fēng)險級別。
對終端消費(fèi)者的預(yù)期變更影響。
組織文化。
所需的外部溝通級別。
采購合同。
法律顧問提出的限制。
給項(xiàng)目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。
在項(xiàng)目溝通管理計劃中記錄這些信息。
確保將所有正式的項(xiàng)目溝通(以及實(shí)現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項(xiàng)目進(jìn)度計劃中。
02、記住基本方法。
最有效的3種溝通方法也是最簡單的，為什么這些方法會有效呢?因?yàn)樗鼈兡芷鹱饔茫呛芏嗳藚s沒有這么做，因此對比是非常明顯的。
優(yōu)先處理：項(xiàng)目溝通不要走捷徑；尊重項(xiàng)目干系人。
展現(xiàn)風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。
言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。
03、溝通的5個C。
在計劃或執(zhí)行項(xiàng)目溝通的時候，要牢記5個C。
清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語。
簡潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無邊際。
禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。
一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。
令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。
04、保證理解。
如果想進(jìn)行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。
投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。
采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達(dá)的意思。
采用最適合聽眾的溝通媒介，要懂得變通。
調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標(biāo)聽眾(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。
要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。
不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。
05、建立各方關(guān)系。
高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂于花時間去同關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人建立一對一的關(guān)系，特別是在項(xiàng)目早期的時候。此外，注重關(guān)系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項(xiàng)目難題。
06、富有前瞻性。
這是另一個關(guān)鍵理念和方法原理。妨礙項(xiàng)目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過溝通計劃讓目標(biāo)聽眾了解，保持前后一致。預(yù)見額外的信息需求。永遠(yuǎn)不要讓項(xiàng)目干系人心生疑惑或者先找你。
07、有人就有“政治”。
另一種說法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和領(lǐng)悟了項(xiàng)目環(huán)境的“政治性”。他們會提前理解溝通的“政治意味”，會在傳遞信息之前先從別的角度來看一看。
上述七點(diǎn)內(nèi)容涉及項(xiàng)目溝通管理多個方面，從制定計劃、基本方法，溝通技巧、溝通結(jié)果控制、人際關(guān)系等等方面說到，該如何做才能夠讓項(xiàng)目溝通管理更高效。