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項(xiàng)目經(jīng)理如何搞定跨部門溝通與協(xié)作

發(fā)布時(shí)間:2022/1/28 10:21:00

對項(xiàng)目經(jīng)理來說,跨部門溝通協(xié)作不良,可能會(huì)對項(xiàng)目造成嚴(yán)重影響。

1、跨部門協(xié)作常見的困難。

在項(xiàng)目推進(jìn)的過程中,項(xiàng)目經(jīng)理可能需要對接開發(fā)、設(shè)計(jì)、運(yùn)維、測試、銷售、運(yùn)營等等不同團(tuán)隊(duì)的成員,除了一般的溝通磨合之外,跨部門協(xié)作還有三個(gè)常見的困難:

1)不同部門的人可能會(huì)有不同的優(yōu)先順序。

從決策模式到資源分配方法,不同部門的人關(guān)注的重點(diǎn)自然是不一樣的,你重視A我重視B,結(jié)果就是雖然是同一個(gè)項(xiàng)目但不一定會(huì)好好合作。

2)不同部門的人會(huì)有不同的思維模式。

想法不同,思維模式不同,做事的方法和時(shí)間軸不同,所以很難真正的站在對方的角度去思考問題,合作效率自然也很低。

3)不同部門的人有不同主管。

雖然大家可能都是為項(xiàng)目服務(wù)的,但有的人手上不一定就一個(gè)項(xiàng)目,所以有的時(shí)候,人情世故,事情并不是很好推進(jìn)。

想要改變跨部門協(xié)作的這些問題,我們可以采取下面這三個(gè)步驟。

2、跨部門協(xié)作的三個(gè)步驟。

做好第一步,基本上可以解決60%的問題,做好第二步可以解決80%,如果三步全部做好,那基本上在跨部門溝通中,來自人為因素的阻礙將會(huì)大大減少。

1)正確表達(dá)需求。

了解對方需求。

想要爭取對方與你合作,首先就要了解對方的需求,對方職位的KPI是什么,想在這個(gè)項(xiàng)目中獲得什么,個(gè)人偏好和價(jià)值觀是什么,工作狀態(tài)是什么樣的。你的需求和對方的時(shí)間軸能夠匹配上,你能帶給對方什么。

這些如果都能搞清楚,那問題就解決了一大半。

理解對方難處。

協(xié)作部門推進(jìn)不積極,很可能是因?yàn)閷Ψ叫枰С值捻?xiàng)目很多,或者從他的角度來看你的不重要。如果遇到這樣的事情,千萬不要先用領(lǐng)導(dǎo)去壓人,不要打官腔,講道理。你可以先試著站在對方的角度,理解對方的難處。

比如:X哥,我知道咱們這邊也不是只顧著我這一個(gè)項(xiàng)目,你們這邊人手也不夠,但這個(gè)項(xiàng)目確實(shí)挺急,您看要不先給我把這一點(diǎn)做了,這樣XX那邊才能往下推進(jìn)......改天我請你吃飯啊。

先傾聽對方的難處,表達(dá)理解,然后才可能讓對方你傾聽你的需求。

區(qū)分需求優(yōu)先級。

如果所有事情都重要,就說明所有事情都不重要。如果所有事情都是緊急,就說明沒有事情緊急。

我們了解對方的處境、理解對方的難處,就是為了正確的表達(dá)自己的需求優(yōu)先級,哪些是需要今天做的,哪些是本周,哪些事根本不急,如果空了順手做。

只有尊重對方的工作和時(shí)間才會(huì)得到別人的尊重。這一點(diǎn)是跨部門協(xié)作中最重要的一點(diǎn),也體現(xiàn)了項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任感和領(lǐng)導(dǎo)力。

心懷感恩。

有句話很現(xiàn)實(shí),在職場,沒有人有義務(wù)幫助你。所以我們要常懷感恩之心,無論這是不是對方份內(nèi)的工作,也無論對方的動(dòng)機(jī)是什么,只要對你提供了幫助,你都需要承情,并且在合適的時(shí)候力所能及給予回報(bào)。

2)跟蹤過程進(jìn)度。

及時(shí)溝通,調(diào)整進(jìn)度。

跨部門溝通需要定期 Check-in、互相分享合作心得與回饋、一起調(diào)整工作步調(diào)讓彼此同步是很重要的。

作為項(xiàng)目經(jīng)理,當(dāng)自己這邊的工作進(jìn)度或者優(yōu)先級有調(diào)整時(shí),要及時(shí)主動(dòng)站出來與其他部門的相關(guān)方進(jìn)行信息同步。當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)異常問題時(shí),也要及時(shí)反饋、跟進(jìn)。

在某種程度上,心態(tài)上可以把這些各部門的朋友們當(dāng)成自己的團(tuán)隊(duì),當(dāng)你認(rèn)定對方是伙伴而非敵人時(shí),合作可以更加緊密。

分配工作,不分配責(zé)任。

很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在這點(diǎn)上糾結(jié),對方又不是自己部門的人,自己也是權(quán)低人微,但又需要對方配合工作,該怎么辦呢?

項(xiàng)目經(jīng)理要明白,你可以把對方需要做的工作分給他,但是即便對方答應(yīng)配合工作,不代表我們就可以當(dāng)做把球扔出去,完全不需要管。要記住,鍋還在我們身上,做好了是對方的功勞,做壞了是項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任。

作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,項(xiàng)目經(jīng)理要隨時(shí)準(zhǔn)備好,不管因?yàn)槿魏卧驅(qū)е马?xiàng)目延期、項(xiàng)目失敗,我們都需要站出來承擔(dān)責(zé)任,能抗事兒是我們的最重要的品質(zhì)之一,所以,肩膀硬一點(diǎn)。

3)給予正向反饋。

過程中給予肯定。

項(xiàng)目經(jīng)理永遠(yuǎn)都要記住,你是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。其他部門的人是配合你、幫助你來完成項(xiàng)目的。所以,即使過程中我們付出99%的努力,無論對方付出1%的努力,你也必須給予及時(shí)的、完全的認(rèn)可。

在公開場合給予肯定。

不管是私下還是公開場合,不管你出于真心還是假意,一定要多在公開場合給予合作的同事肯定?淙穗m然不用當(dāng)面,但是也不能一句不說。畢竟你不可能只做一個(gè)項(xiàng)目,也不可能只跟幾個(gè)人合作,你夸獎(jiǎng)別人的同時(shí),那些沒跟你合作過的人也會(huì)私下對你進(jìn)行評價(jià)。

項(xiàng)目這么多,公司就這么大,誰知道下個(gè)要跟誰合作,是吧?

在對方上司和公司高管面前給予肯定。

這也是項(xiàng)目經(jīng)理高情商的一個(gè)重要表現(xiàn),多夸領(lǐng)導(dǎo)手下的人,下次你再用人家的時(shí)候,就好說話。同時(shí),也順帶稱贊了對方的上司領(lǐng)導(dǎo)有方。在公司高管面前也能留下你這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在與人溝通能力很不錯(cuò)的印象。

人和人的磨合不容易,團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)的磨合也是。我們每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都需要不斷學(xué)習(xí)。

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