項(xiàng)目經(jīng)理如何搞定跨部門溝通與協(xié)作
發(fā)布時(shí)間：2022/1/28 10:21:00
對項(xiàng)目經(jīng)理來說，跨部門溝通協(xié)作不良，可能會(huì)對項(xiàng)目造成嚴(yán)重影響。
1、跨部門協(xié)作常見的困難。
在項(xiàng)目推進(jìn)的過程中，項(xiàng)目經(jīng)理可能需要對接開發(fā)、設(shè)計(jì)、運(yùn)維、測試、銷售、運(yùn)營等等不同團(tuán)隊(duì)的成員，除了一般的溝通磨合之外，跨部門協(xié)作還有三個(gè)常見的困難：
1)不同部門的人可能會(huì)有不同的優(yōu)先順序。
從決策模式到資源分配方法，不同部門的人關(guān)注的重點(diǎn)自然是不一樣的，你重視A我重視B，結(jié)果就是雖然是同一個(gè)項(xiàng)目但不一定會(huì)好好合作。
2)不同部門的人會(huì)有不同的思維模式。
想法不同，思維模式不同，做事的方法和時(shí)間軸不同，所以很難真正的站在對方的角度去思考問題，合作效率自然也很低。
3)不同部門的人有不同主管。
雖然大家可能都是為項(xiàng)目服務(wù)的，但有的人手上不一定就一個(gè)項(xiàng)目，所以有的時(shí)候，人情世故，事情并不是很好推進(jìn)。
想要改變跨部門協(xié)作的這些問題，我們可以采取下面這三個(gè)步驟。
2、跨部門協(xié)作的三個(gè)步驟。
做好第一步，基本上可以解決60%的問題，做好第二步可以解決80%，如果三步全部做好，那基本上在跨部門溝通中，來自人為因素的阻礙將會(huì)大大減少。
1)正確表達(dá)需求。
了解對方需求。
想要爭取對方與你合作，首先就要了解對方的需求，對方職位的KPI是什么，想在這個(gè)項(xiàng)目中獲得什么，個(gè)人偏好和價(jià)值觀是什么，工作狀態(tài)是什么樣的。你的需求和對方的時(shí)間軸能夠匹配上，你能帶給對方什么。
這些如果都能搞清楚，那問題就解決了一大半。
理解對方難處。
協(xié)作部門推進(jìn)不積極，很可能是因?yàn)閷Ψ叫枰С值捻?xiàng)目很多，或者從他的角度來看你的不重要。如果遇到這樣的事情，千萬不要先用領(lǐng)導(dǎo)去壓人，不要打官腔，講道理。你可以先試著站在對方的角度，理解對方的難處。
比如：X哥，我知道咱們這邊也不是只顧著我這一個(gè)項(xiàng)目，你們這邊人手也不夠，但這個(gè)項(xiàng)目確實(shí)挺急，您看要不先給我把這一點(diǎn)做了，這樣XX那邊才能往下推進(jìn)......改天我請你吃飯啊。
先傾聽對方的難處，表達(dá)理解，然后才可能讓對方你傾聽你的需求。
區(qū)分需求優(yōu)先級。
如果所有事情都重要，就說明所有事情都不重要。如果所有事情都是緊急，就說明沒有事情緊急。
我們了解對方的處境、理解對方的難處，就是為了正確的表達(dá)自己的需求優(yōu)先級，哪些是需要今天做的，哪些是本周，哪些事根本不急，如果空了順手做。
只有尊重對方的工作和時(shí)間才會(huì)得到別人的尊重。這一點(diǎn)是跨部門協(xié)作中最重要的一點(diǎn)，也體現(xiàn)了項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任感和領(lǐng)導(dǎo)力。
心懷感恩。
有句話很現(xiàn)實(shí)，在職場，沒有人有義務(wù)幫助你。所以我們要常懷感恩之心，無論這是不是對方份內(nèi)的工作，也無論對方的動(dòng)機(jī)是什么，只要對你提供了幫助，你都需要承情，并且在合適的時(shí)候力所能及給予回報(bào)。
2)跟蹤過程進(jìn)度。
及時(shí)溝通，調(diào)整進(jìn)度。
跨部門溝通需要定期 Check-in、互相分享合作心得與回饋、一起調(diào)整工作步調(diào)讓彼此同步是很重要的。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，當(dāng)自己這邊的工作進(jìn)度或者優(yōu)先級有調(diào)整時(shí)，要及時(shí)主動(dòng)站出來與其他部門的相關(guān)方進(jìn)行信息同步。當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)異常問題時(shí)，也要及時(shí)反饋、跟進(jìn)。
在某種程度上，心態(tài)上可以把這些各部門的朋友們當(dāng)成自己的團(tuán)隊(duì)，當(dāng)你認(rèn)定對方是伙伴而非敵人時(shí)，合作可以更加緊密。
分配工作，不分配責(zé)任。
很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在這點(diǎn)上糾結(jié)，對方又不是自己部門的人，自己也是權(quán)低人微，但又需要對方配合工作，該怎么辦呢?
項(xiàng)目經(jīng)理要明白，你可以把對方需要做的工作分給他，但是即便對方答應(yīng)配合工作，不代表我們就可以當(dāng)做把球扔出去，完全不需要管。要記住，鍋還在我們身上，做好了是對方的功勞，做壞了是項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任。
作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目經(jīng)理要隨時(shí)準(zhǔn)備好，不管因?yàn)槿魏卧驅(qū)е马?xiàng)目延期、項(xiàng)目失敗，我們都需要站出來承擔(dān)責(zé)任，能抗事兒是我們的最重要的品質(zhì)之一，所以，肩膀硬一點(diǎn)。
3)給予正向反饋。
過程中給予肯定。
項(xiàng)目經(jīng)理永遠(yuǎn)都要記住，你是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。其他部門的人是配合你、幫助你來完成項(xiàng)目的。所以，即使過程中我們付出99%的努力，無論對方付出1%的努力，你也必須給予及時(shí)的、完全的認(rèn)可。
在公開場合給予肯定。
不管是私下還是公開場合，不管你出于真心還是假意，一定要多在公開場合給予合作的同事肯定�？淙穗m然不用當(dāng)面，但是也不能一句不說。畢竟你不可能只做一個(gè)項(xiàng)目，也不可能只跟幾個(gè)人合作，你夸獎(jiǎng)別人的同時(shí)，那些沒跟你合作過的人也會(huì)私下對你進(jìn)行評價(jià)。
項(xiàng)目這么多，公司就這么大，誰知道下個(gè)要跟誰合作，是吧?
在對方上司和公司高管面前給予肯定。
這也是項(xiàng)目經(jīng)理高情商的一個(gè)重要表現(xiàn)，多夸領(lǐng)導(dǎo)手下的人，下次你再用人家的時(shí)候，就好說話。同時(shí)，也順帶稱贊了對方的上司領(lǐng)導(dǎo)有方。在公司高管面前也能留下你這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在與人溝通能力很不錯(cuò)的印象。
人和人的磨合不容易，團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)的磨合也是。我們每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都需要不斷學(xué)習(xí)。