項(xiàng)目管理系統(tǒng)分享用項(xiàng)目管理思維做自我管理方式

本期由項(xiàng)目管理系統(tǒng)官方帶領(lǐng)大家了解怎樣用項(xiàng)目管理思維做自我管理，那么接下來我們一起來詳細(xì)了解下吧。

一、時間管理是自我管理的起點(diǎn)

首先時間是我們每個人都擁有的資源，或者說時間是管理者最基本的資源。

時間對每個人都是公平的，每個人每天擁有24 個小時，每個人都可以通過有效管理自己的時間資源，為自己人生增值。

并且時間是我們每個人最常用的資源，不管我們是做一份計劃或總結(jié)，是看一本書，還是工作累了離開座位倒一杯水，都要用到時間。

最重要的是，時間是唯一不可再生的資源，或者說，時間是我們最稀缺的資源。時間稍縱即逝，根本無法貯存，昨天的時間過去了，永遠(yuǎn)不再回來。

人往往最不善于管理自己的時間，心理學(xué)實(shí)驗(yàn)證明，人的時間感覺是最不可靠的，把人關(guān)在黑房間里，很快就會喪失對時間的感覺。

我們在日常的生活，工作中往往也說不清楚自己的時間是怎么打發(fā)的�；�于以上分析，時間管理是自我管理首要解決的基礎(chǔ)問題。

二、運(yùn)用項(xiàng)目管理思維，可有效進(jìn)行時間管理

項(xiàng)目是指在限定的資源和限定的時間完成的一次性任務(wù)，具體可以是一項(xiàng)工程、課題、服務(wù)或者是活動。

項(xiàng)目管理思維不僅僅可以在工作中運(yùn)用，比如工作中的匯報，員工培訓(xùn)。也可以運(yùn)用到生活中方方面面，比如旅游，聚餐。

學(xué)習(xí)上的上課，看書。人生中的婚禮，生子，買房，創(chuàng)業(yè)等。那如何運(yùn)用項(xiàng)目管理思維，進(jìn)行時間管理呢?

將事情進(jìn)行歸類，哪些是重要的事情?將重要的事情當(dāng)成項(xiàng)目來管理;美國管理學(xué)家科維提出時間“四象限”法的時間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個“象限” ：

即重要緊急(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機(jī)等)

重要不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)

緊急不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)

不緊急不重要(如上網(wǎng)、閑談、刷微信微博等)。

我們應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時間集中處理那些重要但不緊急的工作上，這樣做到未雨綢繆，防患于未然。

那我們怎么定義重要?即什么是要事呢?要事有兩個標(biāo)準(zhǔn)，要么是長期的影響，要么有全局的影響。兩種影響兼而有之，則是要事中的要事。

三、舉個例子

比如A 公司從B 公司進(jìn)口生產(chǎn)設(shè)備，當(dāng)B公司開始從上游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到下游產(chǎn)業(yè)，這時候A公司成為B公司下游產(chǎn)業(yè)的競爭對手， B公司為打壓A公司，將生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行提價或?qū)�購買設(shè)備設(shè)置障礙， 導(dǎo)致A 公司產(chǎn)品生產(chǎn)受到嚴(yán)重影響。

這時候A 公司解決目前面臨產(chǎn)品困境是要事，還是更改公司戰(zhàn)略，從下游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到上游產(chǎn)業(yè)，通過收購等手段來自己生產(chǎn)設(shè)備是要事呢?

相比之下，更改公司戰(zhàn)略是既有長期又有全局影響的要事中的要事。那怎么做到要事第一呢?具體說有三個原則：優(yōu)先，集中，經(jīng)常。

要事要優(yōu)先做。面對不重要的急事和不緊急的要事，后者優(yōu)先。因?yàn)榍罢卟恢匾�，對于做或者不做影響都不大。還有一個原因，不緊急的要事往往容易被忽略，所以要先做。需要注意的是，優(yōu)先做并不是指每天上班第一件事就做它，優(yōu)先指的是優(yōu)先安排進(jìn)自己的時間表，為它留出充足的時間。比如新產(chǎn)品包裝策劃工作是要事，但不是每天第一件事就是討論策劃，而是說，將此項(xiàng)工作安排到工作計劃表里面，優(yōu)先把工作安排進(jìn)去。

要事要集中做。留出整塊時間來做。集中是要事管理的一個技巧。例如新產(chǎn)品包裝策劃討論會可以安排每周周二、周五集中時間討論一次。

要事要經(jīng)常做，堅持做，定時做。和集中一樣，重復(fù)也是一個重要的管理技巧。50%的時間，花在重要非緊急的事件上。也就是說每一天用在不緊急不重要，緊急不重要事件上的時間越來越少，將會有更充分的時間去做重要的事情。這里有一個方法，如果將近幾個月的計劃列個清單，每天從未來要做的事情里面挑三件事去做，這樣使你逐漸每天花50%的時間都在做重要不緊急的事件。

思考，按照項(xiàng)目管理的流程來思考重要的事情。項(xiàng)目管理包含五個步驟，分別是啟動，規(guī)劃，執(zhí)行，控制，收尾。

啟動是項(xiàng)目的識別和開發(fā)過程，進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究和分析。

規(guī)劃是管理的一種手段， 使項(xiàng)目的資源配置、時間分配更為合理，在實(shí)際執(zhí)行中可以不斷修改。

執(zhí)行最重要的是項(xiàng)目信息的溝通，即時提交項(xiàng)目進(jìn)展信息，以項(xiàng)目報告的方式定期更新項(xiàng)目進(jìn)展，保證項(xiàng)目質(zhì)量。

控制是及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向或者更切合目前的現(xiàn)狀。這說明做規(guī)劃的時候并不是要規(guī)劃的完美，是可以在執(zhí)行過程中微調(diào)計劃，開始比完美更重要;在執(zhí)行的過程中智慧是增加的，微小的調(diào)整讓事態(tài)朝向目標(biāo)更好的發(fā)展。

收尾是對項(xiàng)目完整文檔、對項(xiàng)目干系人交代。值得注意的是并不是每一項(xiàng)事情都需要啟動，有一些可能是突發(fā)奇想的行為，直接跳過啟動研究的部分，對于這部分事情要更加重視收尾的部分，進(jìn)行總結(jié)與反思。

執(zhí)行，按項(xiàng)目管理的規(guī)劃來執(zhí)行重要的事情，形成項(xiàng)目管理思維。

在執(zhí)行階段，我們要注意規(guī)劃的各個節(jié)點(diǎn)。按照規(guī)劃執(zhí)行項(xiàng)目，時間上可以不斷優(yōu)化調(diào)整，比如第一個項(xiàng)目和第二個項(xiàng)目是并行的關(guān)系，時間上可以并行執(zhí)行兩個項(xiàng)目。

例如看書和聽視頻，是否可以兩者配合起來一起做，在配合的過程中抓到兩者關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。在執(zhí)行中進(jìn)行控制，項(xiàng)目結(jié)束進(jìn)行收尾，形成對任務(wù)有頭有尾的整體完成狀態(tài)。