項(xiàng)目經(jīng)理要了解的七類采購(gòu)問題

采購(gòu)時(shí)會(huì)遇到哪些問題?項(xiàng)目管理軟件官方為您整理：很多時(shí)候，執(zhí)行組織出于能力、成本考慮，或受質(zhì)量、進(jìn)度約束，往往不會(huì)完全依靠自己的力量完成項(xiàng)目全部工作，而是通過(guò)采購(gòu)，從外部獲取產(chǎn)品、服務(wù)或成果來(lái)滿足項(xiàng)目需求。

采購(gòu)不只是采購(gòu)經(jīng)理的活，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的PM，更是要管好采購(gòu)，促成采購(gòu)結(jié)果為項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù)，但不是所有PM都熟知采購(gòu)過(guò)程，本文總結(jié)了采購(gòu)中可能會(huì)遇到的七類問題，為大家提供些許經(jīng)驗(yàn)借鑒，以便遇到類似情況時(shí)能有效應(yīng)對(duì)。

1、自制外購(gòu)決策不當(dāng)

案例：某大數(shù)據(jù)項(xiàng)目A，受研發(fā)部門主管壓力，數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)采用自研的新平臺(tái)，上線后，平臺(tái)適配數(shù)據(jù)庫(kù)類型不足，數(shù)據(jù)交換性能無(wú)法滿足需要，增量交換效果差，迭代進(jìn)度無(wú)法滿足項(xiàng)目需要，導(dǎo)致數(shù)據(jù)歸集工作進(jìn)展緩慢，后續(xù)數(shù)據(jù)治理與利用進(jìn)度延期。

解讀：案例主要是自制外購(gòu)決策不嚴(yán)謹(jǐn)或缺失導(dǎo)致的。自制外購(gòu)決策不能僅考慮成本與領(lǐng)導(dǎo)壓力，要同時(shí)從范圍、質(zhì)量、進(jìn)度等角度充分論證自研或自有系統(tǒng)能否滿足項(xiàng)目使用需要，復(fù)雜的決策情形，要提請(qǐng)項(xiàng)目委員會(huì)決策，確保自制外購(gòu)決策結(jié)果有利于項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2、擅自提高采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

案例：某展廳項(xiàng)目B，為迎合甲方高層喜好，對(duì)供應(yīng)商提出高標(biāo)準(zhǔn)要求，供應(yīng)商施工后，效果無(wú)法達(dá)到設(shè)計(jì)效果圖要求，引起甲方不滿，項(xiàng)目反復(fù)出現(xiàn)返工改造，項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重滯后，遲遲無(wú)法驗(yàn)收，且項(xiàng)目利潤(rùn)全部挪為變更改造費(fèi)用。

解讀：案例主要是擅自提高采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的。高標(biāo)準(zhǔn)必然帶來(lái)高投入，PM要管理好客戶期望，組織做好調(diào)研論證，有理有據(jù)的拒絕不合理要求，讓客戶理解不是標(biāo)準(zhǔn)越高越好，避免標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高帶來(lái)的返工、延期、高成本、甚至無(wú)法實(shí)現(xiàn)等風(fēng)險(xiǎn)。

3、忽視政策標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研

案例：某大數(shù)據(jù)項(xiàng)目C，平臺(tái)開發(fā)上線階段，上級(jí)部門出臺(tái)了接入標(biāo)準(zhǔn)要求，項(xiàng)目必須要接入上級(jí)平臺(tái)，數(shù)據(jù)接入改造的工作量較大，且后續(xù)新生產(chǎn)接口持續(xù)需要改造，無(wú)法保證項(xiàng)目常態(tài)化運(yùn)營(yíng)使用，導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)重大糾紛，項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重滯后。

解讀：案例主要是規(guī)劃時(shí)采購(gòu)技術(shù)方案制定不完善，未能事先關(guān)注行業(yè)政策標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的。IT類項(xiàng)目不能僅僅當(dāng)前夠用就行，一定要充分考慮技術(shù)方案的前瞻性，考慮到主流接入與未來(lái)擴(kuò)展，多借用專家力量，做好技術(shù)方案評(píng)審。而且上級(jí)部門制定標(biāo)準(zhǔn)不是一朝一夕完成，發(fā)布前定會(huì)有很多相關(guān)政策信息，時(shí)常關(guān)注行業(yè)發(fā)展，定有所得。

4、采購(gòu)預(yù)算規(guī)劃不當(dāng)

案例：某展廳維護(hù)項(xiàng)目D，直接參照其他地區(qū)的同類項(xiàng)目分配采購(gòu)預(yù)算，詢價(jià)招標(biāo)，當(dāng)?shù)責(zé)o潛在供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)，后得知采購(gòu)預(yù)算低于當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)成本，導(dǎo)致展廳無(wú)法及時(shí)得到有效維護(hù)。

解讀：案例主要是未能充分調(diào)查市場(chǎng)行情，采購(gòu)預(yù)算設(shè)置不合理導(dǎo)致的。項(xiàng)目情況各異，市場(chǎng)地區(qū)行情也不盡相同，不能僅根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定預(yù)算，也不要習(xí)慣性壓低預(yù)算，搞清當(dāng)前物價(jià)水平，制定合理采購(gòu)預(yù)算，才能批量吸引優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商前來(lái)應(yīng)標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)。

5、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置失衡

案例：某直播展臺(tái)項(xiàng)目E，考慮成本因素，招標(biāo)的商務(wù)權(quán)重較高，且技術(shù)評(píng)分點(diǎn)主觀描述較多，導(dǎo)致普通供應(yīng)商評(píng)分比優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商還稍高，劣幣驅(qū)逐良幣，導(dǎo)致項(xiàng)目交付效果較差。

解讀：案例是評(píng)標(biāo)辦法設(shè)置不合理導(dǎo)致的。作為PM，要積極爭(zhēng)取同優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，采購(gòu)前要同采購(gòu)經(jīng)理積極溝通，在規(guī)則內(nèi)設(shè)置最優(yōu)評(píng)標(biāo)辦法，保持商務(wù)和技術(shù)權(quán)重合理，評(píng)分表述客觀，易于評(píng)分和拉開差距，減少最低價(jià)中標(biāo)，篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

6、采購(gòu)周期規(guī)劃不當(dāng)

案例：某網(wǎng)絡(luò)設(shè)備項(xiàng)目F，考慮項(xiàng)目工期緊急，壓縮采購(gòu)周期，緊急開展招標(biāo)，因參數(shù)設(shè)置不合理，且無(wú)充足答疑時(shí)間，導(dǎo)致評(píng)標(biāo)時(shí)有效競(jìng)標(biāo)人不足3家，導(dǎo)致流標(biāo)后二次招標(biāo)，本就緊張的工期，再次受到壓縮。

解讀：案例主要是采購(gòu)周期規(guī)劃不合理導(dǎo)致的。采購(gòu)流程有其固有時(shí)長(zhǎng)要求，是長(zhǎng)期實(shí)踐形成的，企業(yè)采購(gòu)行為中，雖無(wú)法全按招投標(biāo)法規(guī)要求的周期嚴(yán)格執(zhí)行，也要充分考慮并借鑒其采購(gòu)周期規(guī)定，制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)打好預(yù)留量，為采購(gòu)流程留出必要的執(zhí)行時(shí)間。

7、外部壓力影響干涉

案例7：某集成項(xiàng)目G，供應(yīng)商為甲方領(lǐng)導(dǎo)推薦，單一來(lái)源中標(biāo)，項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，合同外增補(bǔ)的設(shè)備報(bào)價(jià)遠(yuǎn)高出市場(chǎng)平均報(bào)價(jià)，且變更響應(yīng)較慢，服務(wù)態(tài)度傲慢，采購(gòu)經(jīng)理無(wú)法實(shí)施有效壓制，導(dǎo)致項(xiàng)目成本提升，收尾緩慢。

解讀：案例是受到甲方干預(yù)采購(gòu)及合同不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致的，采購(gòu)規(guī)劃時(shí)要與甲方明確采購(gòu)的公平公正與獨(dú)立性，減少甲方推薦、單一來(lái)源等受外力影響的招標(biāo)方式，無(wú)法避免時(shí)，也要嚴(yán)謹(jǐn)設(shè)置合同變更條款，明確權(quán)利義務(wù)，確保成本與服務(wù)質(zhì)量可控。

作為PM，不必成為采購(gòu)管理法律法規(guī)領(lǐng)域的專家，但一定要對(duì)采購(gòu)過(guò)程足夠了解，清楚PM與采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)劃分，清楚哪些問題必須要積極推動(dòng)，哪些問題要提前避開，確保采購(gòu)活動(dòng)正常開展，采購(gòu)結(jié)果促成項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成。希望本文總結(jié)的七類采購(gòu)常見問題能對(duì)PM們有所幫助。