如何有效的與項目相關(guān)方溝通
發(fā)布時間：2020/12/28 10:05:00
項目管理永恒的主題是與人打交道。通常來講，項目經(jīng)理要面對幾類人：客戶、項目成員、領(lǐng)導(dǎo)。
在項目中要了解客戶需求，將需求明確地傳達(dá)到項目組，讓項目成員了解有哪些工作需要做，在哪些時間節(jié)點上要交付哪些東西，以便能夠做合理的規(guī)劃。項目經(jīng)理不能代替職能部門的工作，而是要將技術(shù)，生產(chǎn)規(guī)劃，工藝制造，質(zhì)保，采購，物流，包裝等等各部門串聯(lián)起來，將客戶技術(shù)要求的輸入變成最終產(chǎn)品的批產(chǎn)。
一個人埋頭做事容易，但是要那么多人一起做事就很難，所以需要溝通。同時還要將項目最新的情況傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，讓他們了解項目的進(jìn)展，存在哪些問題需要解決，這樣才能夠在項目進(jìn)展出現(xiàn)問題時得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，保證項目進(jìn)度。
1、溝通最重要的是及時有效
及時有效的溝通可以借助各方面的經(jīng)驗和意見規(guī)避常見的風(fēng)險。若溝通不及時，嚴(yán)重的情況會使開發(fā)方向偏離預(yù)定的目標(biāo)，造成各方面無謂的資源投入并影響后續(xù)節(jié)點。及時有效的匯報，讓管理層了解項目動態(tài)，并從更高層面為項目推進(jìn)提供必要的支持和幫助。
溝通如此重要，項目經(jīng)理需要在事先定義溝通原則。比如要規(guī)定每隔多久、要和哪些人，用什么形式溝通，溝通的內(nèi)容是什么。與項目成員的溝通，可以讓你清楚的了解目前項目的進(jìn)展，時間計劃是否需要調(diào)整。
對后續(xù)工作的風(fēng)險預(yù)測起著至關(guān)重要的作用。項目組成員也知道有了問題在何時能夠得到討論和解決。彼此溝通，能促進(jìn)事情順利完成，而缺乏溝通，不僅人與人之間少了默契與配合，更是會招來客戶的咆哮。
2、除了項目會議，還要定期向領(lǐng)導(dǎo)做溝通
把項目中的風(fēng)險、困難通過合理的方式讓領(lǐng)導(dǎo)知曉是一個重要的環(huán)節(jié)。這樣你可以通過領(lǐng)導(dǎo)的視角重新審視項目中的風(fēng)險，制定更好的風(fēng)險應(yīng)對方案。并且當(dāng)項目遇到重大困難時，向上級申請資源時得到幫助的可能性也會越高。
很多溝通原則都是潛規(guī)則，如果你在一個部門時間做長了，對這些規(guī)則的運用會覺得是一件理所應(yīng)當(dāng)?shù)氖虑椋�，你現(xiàn)在面對的是多個部門甚至多個單位，并且有的時候你的組員中有對公司、產(chǎn)品開發(fā)并是不很了解的新同事，在這種情況下，不把溝通規(guī)則說清楚，項目運行就可能出現(xiàn)很多預(yù)想不到的問題。
3、溝通是一門藝術(shù)
在進(jìn)行溝通之前，項目經(jīng)理應(yīng)盡可能多地了解問題的信息，了解相關(guān)溝通方的立場和利益訴求，推演溝通可能出現(xiàn)的結(jié)果，并思考如何選擇和回應(yīng)。項目管理就需要溝通藝術(shù)，通過協(xié)調(diào)、討論，使各職能部門達(dá)成一致意見，保障項目的順利進(jìn)行。
我們要做的是“告訴相關(guān)方他們想聽的”要避免相關(guān)方的干預(yù)；要管理他們的期望和興趣；需要跟相關(guān)方解釋將發(fā)生什么樣的改變；描述我們所期望的項目的最終狀態(tài)；要避免相關(guān)方產(chǎn)生“沒有人告訴我們”這樣的抱怨。