教你搞定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

從事項(xiàng)目管理的工作，我們都習(xí)慣了做項(xiàng)目要先做計(jì)劃，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制有四步，通過(guò)WBS的工具方法確定項(xiàng)目工作任務(wù)，建立底層工作任務(wù)的搭接關(guān)系，確定每個(gè)底層工作任務(wù)的工期;對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行進(jìn)度計(jì)算，生成進(jìn)度計(jì)劃的甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖。四個(gè)步驟理解不難，進(jìn)度計(jì)劃編制上手也很簡(jiǎn)單，但真正能夠做出一份可執(zhí)行的計(jì)劃往往就很難，問(wèn)題出在哪里呢?

1、忽視WBS的重要性

把WBS僅僅當(dāng)做工作分解的工具，而沒(méi)有真正把WBS作為管理項(xiàng)目范圍的方法。WBS作為工具理解很簡(jiǎn)單就是借助層層分解的思想來(lái)拆解復(fù)雜的工作，分解過(guò)程中保證每一層級(jí)按照同一種規(guī)則分解，并且分解過(guò)程中保證百分百不漏項(xiàng)、不重復(fù)。作為工具很簡(jiǎn)單，但作為方法則沒(méi)那么簡(jiǎn)單。WBS分解是管理范圍的有效方法，因此WBS分解選擇用哪種分解方式需要結(jié)合我們的管理方式、管理需求來(lái)綜合考慮，畢竟WBS分解的目的是為了對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行更好的管理。所以有利于管理是WBS分解必須要重點(diǎn)關(guān)注的。

2、忽視組織關(guān)系的重要性

梳理工作的搭接關(guān)系，一般強(qiáng)制邏輯關(guān)系是必須遵守的也不會(huì)出錯(cuò)的，但是對(duì)進(jìn)度計(jì)劃影響最大的其實(shí)是對(duì)組織關(guān)系的處理。組織關(guān)系主要涉及對(duì)工作、資源的統(tǒng)籌安排及協(xié)調(diào)，所以經(jīng)驗(yàn)豐富、系統(tǒng)思維強(qiáng)的人往往更能夠更好的處理組織關(guān)系，其制定的計(jì)劃可執(zhí)行也更強(qiáng)。因此掌握搭接關(guān)系的方法不是重點(diǎn)，重點(diǎn)在于結(jié)合經(jīng)驗(yàn)怎么去運(yùn)用這些方法。尤其對(duì)于組織關(guān)系的處理，需要結(jié)合項(xiàng)目的目標(biāo)要求、資源現(xiàn)狀與約束等來(lái)綜合統(tǒng)籌安排。

3、忽視工期估算的重要性

在工期制定過(guò)程中有2個(gè)法則是需要我們關(guān)注的，一個(gè)是帕金森法則，工作總是要拖到規(guī)定的時(shí)間才能完成;另外是戈德拉特原則，項(xiàng)目會(huì)積累延期，卻不會(huì)積累提前的時(shí)間。因此在估算工期時(shí)我們要盡量考慮到管理的風(fēng)險(xiǎn)，從工期上留有余量以規(guī)避進(jìn)度延期的風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)合以上，無(wú)論是基于管理來(lái)考慮WBS的分解、還是統(tǒng)籌考慮工作與資源等來(lái)安排工作關(guān)系、以及考慮管理風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的工期估算，我們發(fā)現(xiàn)影響進(jìn)度計(jì)劃有效性的不在于進(jìn)度編制的工具與方法，而在于掌握進(jìn)度計(jì)劃編制方法的人員。因此提升人員的管理技能、或從組織管理上制定措施減少人員主觀的影響對(duì)于制定有效可執(zhí)行的進(jìn)度計(jì)劃都是有效措施 基于此，以下將從企業(yè)層面上可以采取的措施入手分享幾條經(jīng)驗(yàn)供參考。

1、借項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板減少人為主觀影響

隨著企業(yè)項(xiàng)目管理的發(fā)展，為了規(guī)避項(xiàng)目管理人員水平的不同而導(dǎo)致的管理差異性，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始著手構(gòu)建企業(yè)的典型項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板。所謂典型項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃模板，是從企業(yè)層級(jí)匯聚和該類(lèi)型項(xiàng)目相關(guān)的各類(lèi)專(zhuān)家共同研究制定的這一類(lèi)項(xiàng)目進(jìn)度管理的范本。根據(jù)數(shù)據(jù)的不完全統(tǒng)計(jì)，通過(guò)進(jìn)度計(jì)劃模板制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，可以大大提高進(jìn)度計(jì)劃編制的效率(50%-80%)和質(zhì)量。因?yàn)橥�一�?lèi)型的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的一致性可高達(dá)60%級(jí)以上，借助進(jìn)度計(jì)劃模板可以有效規(guī)避不同人員的管理水平差異性，進(jìn)而提高項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制的質(zhì)量，保證可執(zhí)行性。

2、巧用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

首先項(xiàng)目的工作涉及到各個(gè)相關(guān)部門(mén)或模塊，項(xiàng)目經(jīng)理即便經(jīng)驗(yàn)很豐富，也難以對(duì)所有模塊的工作都很了解，所以必須借助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)共同編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，借助團(tuán)隊(duì)的力量來(lái)彌補(bǔ)人員管理經(jīng)驗(yàn)的不足，減少人員主觀性對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的影響。另外結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們發(fā)現(xiàn)即便借助模板編制的計(jì)劃相對(duì)合理但執(zhí)行起來(lái)也可能會(huì)難以落地，其原因在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)于編制的計(jì)劃未能達(dá)成共識(shí)而影響了計(jì)劃的執(zhí)行力。因此基于這方面考慮項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃也需要團(tuán)隊(duì)共同來(lái)制定。

項(xiàng)目計(jì)劃編制一般遵循自上而下確定里程碑，自下而上確定項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃的原則編制，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目交付要求明確關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照分工制定各自的分項(xiàng)計(jì)劃，最終達(dá)成一致，發(fā)布執(zhí)行。由于項(xiàng)目計(jì)劃是經(jīng)各方參與協(xié)商制定的計(jì)劃，一般情況下對(duì)于自己制定的計(jì)劃大家一般都會(huì)嚴(yán)格落實(shí)，所以一定程度上可以保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照發(fā)布的計(jì)劃執(zhí)行。

3、巧用進(jìn)度計(jì)劃的“度”

所謂“度”是指進(jìn)度計(jì)劃的細(xì)化程度，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃一定要根據(jù)項(xiàng)目的級(jí)別及項(xiàng)目的實(shí)際管理需要進(jìn)行考慮，千萬(wàn)不能所有等級(jí)的項(xiàng)目一刀切進(jìn)行管理。

項(xiàng)目級(jí)別不同意味著項(xiàng)目的難度及風(fēng)險(xiǎn)不同，因此管理的細(xì)化程度要求也必然不同，項(xiàng)目簡(jiǎn)單，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃也可以適當(dāng)簡(jiǎn)單;項(xiàng)目復(fù)雜，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的細(xì)化程度也相應(yīng)較高，一定要結(jié)合項(xiàng)目級(jí)別來(lái)編制不同細(xì)化程度的進(jìn)度計(jì)劃。

另外進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整不可避免，并且肯定會(huì)存在一定的工作量，因此也要綜合考慮項(xiàng)目的復(fù)雜程度、項(xiàng)目的不確定性程度來(lái)考慮項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的粗細(xì)度。項(xiàng)目的不確定程度高，項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃在剛開(kāi)始顆粒度可以適當(dāng)粗一些，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程在每月或每周進(jìn)一步細(xì)化和明細(xì)。這樣可以很大程度上減少計(jì)劃調(diào)整的工作量。越是復(fù)雜程度高、不確定性高的項(xiàng)目，進(jìn)度計(jì)劃的制定更是要遵循漸進(jìn)明細(xì)的原則，滾動(dòng)更新，切忌追求完美。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制的方法很簡(jiǎn)單，但要保證項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃有效可執(zhí)行則并不容易。項(xiàng)目管理本身是一門(mén)結(jié)合實(shí)踐不斷優(yōu)化的科學(xué)，歡迎大家反饋?lái)?xiàng)目實(shí)踐過(guò)程中的問(wèn)題，與我們一起分享交流。