項目管理思維的影響力

你可以將很多工作中和生活中需要處理的復(fù)雜事情“項目化”。當(dāng)你越來越多地將工作和生活中的事務(wù)以項目的方式來處理和推進執(zhí)行時，或許連你自己也沒有意識到，其實你擁有的就是“項目管理思維”。 　　

什么是項目管理思維?我們嘗試著聊一聊項目管理思維常常涉及到的七個方面，希望可以幫助你在面對一件待解決的復(fù)雜事務(wù)時，能夠理清思路、考慮周全、明確行動并且最終收獲寶貴的經(jīng)驗。

1、聚焦目標(biāo)，策劃為先 　　

參考 PMI (美國項目管理協(xié)會)關(guān)于項目的定義，項目的目標(biāo)應(yīng)該是創(chuàng)造出獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。所以，項目管理思維通常會讓人們在面對一件待解決的復(fù)雜事務(wù)時，先聚焦目標(biāo)，思考清楚完成這件事產(chǎn)生出來什么樣的產(chǎn)品、服務(wù)或成果才算達成了目標(biāo)。

日常工作中，你會遇到產(chǎn)品、銷售、市場、財務(wù)等各類的部門和團隊目標(biāo)。而生活中的個人目標(biāo)，也會包括在購物、休閑、旅行、組織聚會等日�；顒又小�

在你通過 SMART 原則去構(gòu)建一個清晰的目標(biāo)的時候，別忘了后續(xù)一切的努力都是在向著這個目標(biāo)而前進。僅僅有目標(biāo)還不夠，還要用目標(biāo)來指導(dǎo)你的方向，成為評判你行為的依據(jù)。

項目管理的本質(zhì)就是追求把策劃的與實施的趨向于一致。把項目分為啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控與收尾五個階段(過程)就是一個策劃的過程，那么日常工作和項目管理過程中，事先策劃是做好一項工作的前提，也是避免返工，減少浪費時間的最為有效的手段。 　　

2、制定并重視計劃

想要完成一件事情，通常需要有計劃地去完成。所謂「謀定而后動」，講的就是先制定好計劃，謀劃準(zhǔn)確周到后再行動。計劃可以是一個 Excel 表格，可以是一個貼上便簽的看板，也可以是一張繪制精良的甘特圖�？傊�，你需要一個計劃來為你勾勒出在未來完成這件事預(yù)期的進展和完成時間。 　　產(chǎn)品 Roadmap 是一個粗粒度的產(chǎn)品計劃，工程進度表是一個詳細的施工進展計劃，商業(yè)培訓(xùn)課表是一個完成課程的培訓(xùn)計劃。

在一件待解決的事情面前，有意識地先去制定計劃，是項目管理中很重要的一種思維方式。計劃不同于策劃，計劃更明確、更具體。計劃大到人生的規(guī)劃，小到月計劃、周計劃，日常工作安排，有計劃的工作才能有條不紊，有計劃的工作才能充分準(zhǔn)備，周詳安排，不至于忙亂出錯，減少返工，提升效率。 　　

3、成本思維 　　

每做一項工作都需要花費成本，其中時間就是最基本的成本。在進行工作時，要視花費時間為一種投資行為，也就是說你花掉了一個小時的時間，你是否創(chuàng)造了超過一個小時時間成本的價值。 　　比較兩者之間的差距，會讓你更加珍惜時間、節(jié)省時間。

4、考慮風(fēng)險

一次做對，每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素導(dǎo)致你可能無法完成，或者完成的時間、質(zhì)量、成本等等無法達到滿足目標(biāo)要求，這些因素就是你需要考慮的風(fēng)險。 　　

關(guān)于風(fēng)險的考慮，可以很宏觀，例如一個商業(yè)地產(chǎn)的投資項目，需要考慮國家和當(dāng)?shù)卣�策與環(huán)境的風(fēng)險;可以很復(fù)雜，例如一個大型的通信系統(tǒng)工程項目可能會涉及商務(wù)風(fēng)險、技術(shù)方案風(fēng)險、售后實施和服務(wù)風(fēng)險; 可以很細微，例如一場重要的產(chǎn)品宣講會可能會有現(xiàn)場翻頁筆沒電和麥克風(fēng)效果不好的風(fēng)險; 也可以很難以掌控，一次策劃良久的出國旅行可能因為簽證的辦理而延遲幾個月的時間。擁有風(fēng)險意識，可以讓你做事時能提前進行風(fēng)險規(guī)避、應(yīng)對措施和心理準(zhǔn)備，提高達成目標(biāo)的成功率和調(diào)整對于結(jié)果的心理預(yù)期。 　　

項目目標(biāo)管理中強調(diào)目標(biāo)分解與目標(biāo)達成的跟蹤，項目工作并不提倡反復(fù)測試或者臨時方案的理念，而是直接針對目標(biāo)制訂計劃和行動方案。 所以，項目管理強調(diào)一次性做對，一次性做好，同樣日常工作與生活中一次性把工作做到位的思維也是減少返工，提升工作效率的有效方法。 　　

5、系統(tǒng)性思考分解工作，并行處理

無論是策劃一場產(chǎn)品發(fā)布會、組織一次全員培訓(xùn)、策劃一場婚禮，還是安排一次全家旅行，都需要通過系統(tǒng)性的思考來綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個個有產(chǎn)出成果的任務(wù)，并且在整個過程中可以隨時地監(jiān)控完成進展和狀態(tài)。 系統(tǒng)性的思考有助于建立對于事務(wù)認知的整體觀和全局觀，從多維度動態(tài)地綜合考慮問題。經(jīng)過系統(tǒng)性的思考，將達成目標(biāo)需要的工作進行分解，定義工作的范圍，劃分階段和任務(wù)層級，讓每個分解的任務(wù)呈現(xiàn)可監(jiān)控的狀態(tài)，并且有可交付的成果。 在項目管理專業(yè)領(lǐng)域，一般常用 WBS(工作分解結(jié)構(gòu))來描述和呈現(xiàn)這一思維的過程和成果。

工作中我們每天會有很多待處理的任務(wù)，通常大家的習(xí)慣是做完一件工作后才開始處理另外一個工作，對于我們?nèi)粘９ぷ骱蜕�活來說，我們需要練就并行處理工作任務(wù)的能力，比如聽會議時可以寫報告(特別說明的是一邊聽一邊寫，不受影響)、同時操縱幾臺電腦，在做飯時把要聽的財經(jīng)節(jié)目聽完等; 也就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術(shù)吧，我們需要練就這種能力，并且養(yǎng)成習(xí)慣。學(xué)會并行處理工作是有效節(jié)省時間、提升工作效率的重要手段。

6、過程處理并善于總結(jié)

項目管理普遍采用節(jié)點或里程碑評價的管理模式，這是一種過程監(jiān)控管理的有效手段。同樣，這種方法適用于我們的工作與生活，階段進行總結(jié)與反思，能夠有效提升工作質(zhì)量，及時修正錯誤，為最終達成目標(biāo)提供支持。 更為重要的是，階段總結(jié)能夠使工作成果整理固化，形成知識沉淀，在后續(xù)工作或項目中形成便于引用與輸出。

善于總結(jié)，可以幫助你沉淀工作經(jīng)驗和生活閱歷。以一個實踐 Scrum 的敏捷研發(fā)項目為例，每一個研發(fā)的迭代周期結(jié)束時整個團隊會召開 Sprint 回顧會議，用來總結(jié)在這次迭代中有哪些是團隊做得好或者不好的地方，好的地方號召大家以此為榜樣，在以后的工作中繼續(xù)保持;不好的地方要吸取教訓(xùn)，避免以后再次發(fā)生。 生活中也是一樣，每次三五親朋好友的家庭聚會后，細心的主人會總結(jié)今天哪一道菜最受歡迎，下次聚會時分量可以增加一些;哪位朋友遲到了，下次聚會得重點提醒來早一些;可以向哪位朋友請教游戲的技巧，下次聚會可以讓自己的表現(xiàn)讓大家眼前一亮。 　　

7、團隊協(xié)作與有效溝通 　　

解決一件復(fù)雜的事情，需要團結(jié)參與其中的所有人來共同努力。 首先要能明確團隊成員之間基于任務(wù)的責(zé)任矩陣，讓整個團隊責(zé)權(quán)明晰;其次，完成自己任務(wù)的同時，還能協(xié)助團隊里的其他人完成任務(wù)。同時，溝通的重要性不言而喻。 　

一群人相互之間想要做到有效溝通，通常要能達成三點： 　　

1)我能隨時從團隊其他成員那里獲取我想要的信息; 　　

2)我提供的信息能隨時傳達到可能需要的團隊其他成員那里去; 　　

3)盡可能消除或減少信息在成員之間的中轉(zhuǎn)。 　　

就像一個互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的誕生需要產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計師、工程師的緊密協(xié)作一樣，一場成功的新聞發(fā)布會離不開主辦方、承辦方、嘉賓和媒體的共同策劃、組織與配合，一次家庭聚會的成功組織離不開親朋好友的積極參與和相互支持，團隊協(xié)作與有效溝通從始至終都發(fā)揮著不可替代的作用。 項目溝通管理強調(diào)識別信息并及時將信息傳遞給有需要的人，做到精準(zhǔn)表達與高效溝通。那么，高效的溝通同樣是提升工作效率、節(jié)省時間的有效手段。

日常工作中，同樣要規(guī)劃溝通，采用什么樣的形式傳遞與傳播信息給你的人際圈，對別人需要了解你的信息能夠方便、快捷地獲取與了解。做好信息需求的便捷獲取將是減少問詢的最有效方式。 　　無論是在工作中還是生活中，面對問題時能夠聚焦目標(biāo)，通過系統(tǒng)性思考來分解工作，制定計劃，促進團隊協(xié)作和有效溝通，考慮風(fēng)險并且善于總結(jié)，這些項目管理的思維可以讓你切實地從中受益。