不同部門如何控制項(xiàng)目成本

項(xiàng)目成本控制工作是一項(xiàng)綜合管理工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中盡量使項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本控制在項(xiàng)目預(yù)算范圍之內(nèi)的一項(xiàng)項(xiàng)目管理工作。企業(yè)內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全與完整，發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整從而制定和實(shí)施的政策、措施及程序。項(xiàng)目成本控制涉及對(duì)于各種能夠引起項(xiàng)目成本變化因素的控制(事前控制)，項(xiàng)目實(shí)施過程的成本控制(事中控制)和項(xiàng)目實(shí)際成本變動(dòng)的控制(事后控制)三個(gè)方面。
　　我們以購(gòu)買一件重要設(shè)備為例，說明對(duì)項(xiàng)目成本的三種認(rèn)知——資金承諾、費(fèi)用和現(xiàn)金流。假設(shè)購(gòu)置了一臺(tái)價(jià)值180000元的設(shè)備，六個(gè)月后交貨。那么在下訂單時(shí)刻即產(chǎn)生了180000元的資金承諾，六個(gè)月后供貨商交貨同時(shí)寄來發(fā)票,收到發(fā)票會(huì)立即得到會(huì)計(jì)人員的處理，產(chǎn)生180000元的費(fèi)用，但是付款(現(xiàn)金流出)通常會(huì)依照公司付款政策拖延一段時(shí)間(假設(shè)下訂單8個(gè)月之后才開具支票給供貨商)。
　　1、項(xiàng)目經(jīng)理思考角度——資金承諾
　　下達(dá)采購(gòu)訂單表示承諾在設(shè)備按照規(guī)定交付使用的情況，向供貨商支付180000元。就項(xiàng)目經(jīng)理的點(diǎn)而言，只要向供貨商做出了這種承諾,項(xiàng)目預(yù)算中可以使用的資金就減少了相應(yīng)的數(shù)額。在制定計(jì)劃和報(bào)告成本的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理處理的是資金承諾方面的問題。但是會(huì)計(jì)系統(tǒng)不是為支持項(xiàng)目成本報(bào)告工作需要面設(shè)計(jì)的，同時(shí)也無法確認(rèn)具體的承諾事宜，采購(gòu)訂單的價(jià)值可能直到收到發(fā)票的時(shí)候才被記錄在案。這對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的財(cái)政控制工作造成了極大的損害，因?yàn)樗麩o法在特定時(shí)刻了解到精確的預(yù)算的耗用狀態(tài)，由于缺少一個(gè)合適的信息系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理就只好自己跟蹤記錄項(xiàng)目的種種資金付款承諾。
　　2、會(huì)計(jì)人員思考角度——費(fèi)用
　　從事編制項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)表工作需要確定項(xiàng)目的收入和所有項(xiàng)目費(fèi)用。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，用于財(cái)務(wù)報(bào)告工作費(fèi)用科目是在收到采購(gòu)發(fā)票的時(shí)候才記賬的。因而該設(shè)備在六個(gè)月后才會(huì)被列為費(fèi)用項(xiàng)目。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)，收入是在項(xiàng)目完成的時(shí)候才記賬的。這在那些長(zhǎng)期的項(xiàng)目中會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的問題，因?yàn)槊總�(gè)報(bào)告期這類項(xiàng)目的費(fèi)用都會(huì)累計(jì)上報(bào)，但卻看不到任何收益,在項(xiàng)目最后的報(bào)告中收入一次性上報(bào),但與之相關(guān)的費(fèi)用卻很少同時(shí)顯示出來或者根本沒有顯示。項(xiàng)目在早期的各個(gè)報(bào)告期內(nèi)顯示出了明顯的虧損狀態(tài)，而在收入的最終上報(bào)時(shí)時(shí)候卻記錄了超常的收益。
　　對(duì)于那些運(yùn)作時(shí)間跨越多個(gè)年頭的長(zhǎng)期項(xiàng)目來說，這可能會(huì)造成嚴(yán)重的誤導(dǎo)。為了避免這種混淆，大部分長(zhǎng)期項(xiàng)目的損益表按照“完工百分比”來計(jì)算收益和費(fèi)用項(xiàng)目。其基本目的是在每一會(huì)計(jì)期間內(nèi)平均“攤銷”項(xiàng)目總收益的一定百分比(基本上與項(xiàng)目工作的完成情況相吻合)，經(jīng)便將適當(dāng)水平的成本抵消，從而得出一個(gè)比較容易接受的邊際利潤(rùn)數(shù)據(jù)。在每一會(huì)計(jì)年度的期末，需要對(duì)記錄的成本數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，以反映費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生情況和損益表中所記錄的理論數(shù)值之間的差距。
　　3、財(cái)務(wù)部門思考角度——現(xiàn)金流
　　財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理組織的資金，同時(shí)還需要為項(xiàng)目的每一筆付款保證足夠數(shù)額的現(xiàn)金。閑置的資金會(huì)被存放到生息的賬戶或投資于其他地方，以使組織獲得更大的收益。財(cái)務(wù)部門主要關(guān)注的是資金何時(shí)用來償付發(fā)票，因?yàn)樗麄冃枰獙⑦@些資金閑置的時(shí)間跨度最小化。因而，財(cái)務(wù)部門其實(shí)是將項(xiàng)目成本看作現(xiàn)金流。下達(dá)采購(gòu)訂單對(duì)財(cái)務(wù)部門僅僅意味著未來的現(xiàn)金流出，此時(shí)不需要他們采取任何行動(dòng)。一旦付款到期，他們就提供相應(yīng)的資金，付出款項(xiàng)，而真實(shí)的現(xiàn)金流出也被記錄在案。
　　4、成本的概念不僅僅局限于項(xiàng)目工作的完成
　　過程中所產(chǎn)生的各種費(fèi)用，組織各職能單位處理成本的方式也會(huì)影響到項(xiàng)目的績(jī)效、利息支出和盈利能力。項(xiàng)目經(jīng)理必須完整理解項(xiàng)目成本的概念，并熟悉記錄和報(bào)告本數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。成本是項(xiàng)目管理工作的一個(gè)必要因素，盡管成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)非常復(fù)雜，但是項(xiàng)目經(jīng)理仍然必須對(duì)其進(jìn)行深刻的理解。項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)該認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目成本的時(shí)間效應(yīng)，以及承諾、費(fèi)用和現(xiàn)金流之間的差別。一旦掌握了這些項(xiàng)目理財(cái)?shù)母拍�，�?xiàng)目經(jīng)理就可以應(yīng)用這些知識(shí)，從各個(gè)成本因素著手，通過控制項(xiàng)目工作進(jìn)度和項(xiàng)目工作的完成時(shí)間，對(duì)項(xiàng)目和組織的盈利性施加影響。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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