科學(xué)的項(xiàng)目管理理念是項(xiàng)目經(jīng)理的靈魂

摘要：簡要介紹了IT項(xiàng)目管理的幾個要點(diǎn), 根據(jù)其在IT 行業(yè)的應(yīng)用情況, 指出當(dāng)今IT項(xiàng)目管理的重要性,科學(xué)的理念加上切實(shí)有效的執(zhí)行是我們在項(xiàng)目管理中制勝的法寶。
　　文獻(xiàn)綜述內(nèi)容
　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目越來越復(fù)雜,規(guī)模也越來越龐大，傳統(tǒng)的管理已經(jīng)越來越不適應(yīng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目發(fā)展的需要,系統(tǒng)集成行業(yè)更加需要科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理,因此引入項(xiàng)目管理成為系統(tǒng)集成公司的當(dāng)務(wù)之急。
　　在近年來的項(xiàng)目建設(shè)中，人們?nèi)找鎻?qiáng)調(diào)建設(shè)項(xiàng)目集成管理，它的核心在于以建設(shè)項(xiàng)目全生命期為對象對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)再造，建立一體化的建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，保證建設(shè)項(xiàng)目全生命期中組織、過程、目標(biāo)、信息、責(zé)任體系的連續(xù)性和整體性。所以今后項(xiàng)目經(jīng)理的工作應(yīng)該更進(jìn)一步的向職業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、專業(yè)化邁進(jìn)。這種新型的建設(shè)項(xiàng)目管理模式要求項(xiàng)目組織者對項(xiàng)目全生命期進(jìn)行綜合系統(tǒng)集成和整體優(yōu)化控制，向業(yè)主和其他受益者提供“項(xiàng)目價值最大化”的管理服務(wù)。 理論研究與系統(tǒng)創(chuàng)新是建設(shè)項(xiàng)目集成管理的基礎(chǔ)。
　　在西方發(fā)達(dá)國家，項(xiàng)目管理從20世紀(jì)50 年代開始興起并逐步發(fā)展成為一個內(nèi)容廣泛、方法科學(xué)和體系完整的應(yīng)用領(lǐng)域。無論是在國內(nèi)還是國外，項(xiàng)目管理的學(xué)科、技術(shù)和應(yīng)用的普及與發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個飛速發(fā)展的時代，信息技術(shù)(Information Technology，簡稱IT)的發(fā)展又將IT 項(xiàng)目管理推向了全新的應(yīng)用高度。本文在項(xiàng)目管理知識體系的基礎(chǔ)上，結(jié)合IT項(xiàng)目管理實(shí)踐，介紹IT項(xiàng)目管理的幾個重要方面。
　　一. 需求管理
　　需求管理是做好項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。以軟件項(xiàng)目為例，建立在優(yōu)秀的需求分析基礎(chǔ)上，適合客戶需要，真正了解使用者真實(shí)需求是一個優(yōu)秀軟件誕生的基礎(chǔ)。一個完整的軟件項(xiàng)目的需求管理包括了業(yè)務(wù)需求、用戶需求、功能需求、非功能性需求和需求分析報告等五個內(nèi)容。其中業(yè)務(wù)需求來源于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要;用戶需求來源用戶的實(shí)際工作的要求;功能需求來源業(yè)務(wù)部門管理的流程及思路;非功能性需求來源于用戶的使用習(xí)慣及愛好;需求分析報告是在項(xiàng)目工程分析人員結(jié)合前述的內(nèi)容進(jìn)行匯總、分析及提煉。可見項(xiàng)目建設(shè)的源頭來自于系統(tǒng)的使用者，即系統(tǒng)用戶，項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)按照系統(tǒng)使用者的要求來建設(shè)。但目前企業(yè)內(nèi)部存在的一種現(xiàn)象是，項(xiàng)目的客戶(使用者)一方面工作很忙，壓力很大，會認(rèn)為沒有必要在項(xiàng)目的建設(shè)中和IT人員溝通需求，或者經(jīng)常三言兩語就把開發(fā)人員“打發(fā)”了。業(yè)務(wù)人員的籠統(tǒng)、感性的描述對開發(fā)人員就像是“霧里看花”。1T人員受項(xiàng)目時間限制及無法取得“真經(jīng)”就憑自己的理解來開發(fā)系統(tǒng)，最終等到系統(tǒng)交付時，一方面客戶不滿意，另一方面lT人員一副吃力不討好的哭相，往往會導(dǎo)致系統(tǒng)難以上線，或上線后使用困難。比較有效的做法是工程人員根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)列表，在初步整理需求初稿的基礎(chǔ)上，請業(yè)務(wù)部門專門進(jìn)行分析，提出修改需求意見，IT項(xiàng)目人員再進(jìn)行分析提煉，最終以達(dá)到雙發(fā)確認(rèn)一致的效果，這也為后續(xù)的設(shè)計開發(fā)工作鋪平了道路。
　　二. 范圍管理
　　項(xiàng)目最大的特點(diǎn)是它的惟一性，在一定的時間內(nèi)，合理使用一定的資源，完成明確的項(xiàng)目目標(biāo)。開展項(xiàng)目是為了完成一定的目標(biāo)，否則無需虛耗時間及寶貴資源。
　　項(xiàng)目范圍管理是指對項(xiàng)目具體包含什么與不包含什么的定義與控制過程。這個過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。在此, 所謂范圍的概念包含兩方面，一方面是指產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一方面是指項(xiàng)目范圍，即為要交付的具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括: 項(xiàng)目啟動、范圍計劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。
　　三. 時間管理及進(jìn)度控制
　　合理地安排項(xiàng)目時間是項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容, 它的目的是保證按時完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括: 定義項(xiàng)目活動、任務(wù)、活動排序、每項(xiàng)活動的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。時間管理工作開始以前, 應(yīng)該首先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間, 把這些前期工作省略, 后面的工作必然會走彎路, 反而會耽誤時間,此所謂“磨刀不誤砍柴工”。項(xiàng)目一開始, 必須要有明確的項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)。
　　進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計劃之間的差異，并根據(jù)實(shí)際情況作出必要的調(diào)整使項(xiàng)目朝著理想狀態(tài)進(jìn)展。工作中計劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的調(diào)整和控制，計劃就失去了它的實(shí)質(zhì)意義。也就是說控制過程中計劃才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用和效果。
　　四. 成本管理
　　由于目前大多數(shù)IT 公司使用的是矩陣型的組織架構(gòu), 所以, 直接涉及成本管理的項(xiàng)目經(jīng)理相對較少, 故本文只介紹成本管理的一些基本概念。一般地說, 成本管理目的在于使項(xiàng)目的凈現(xiàn)金流( 現(xiàn)金流入減去現(xiàn)金流出) 最大化: 增大項(xiàng)目的現(xiàn)金流入, 同時控制項(xiàng)目的現(xiàn)金流出。在項(xiàng)目建設(shè)期, 要擴(kuò)大項(xiàng)目融資渠道, 保證項(xiàng)目能夠籌集足夠的建設(shè)資金; 同時, 使融資成本或代價最低, 最節(jié)省地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的必要功能。在項(xiàng)目經(jīng)營期, 要設(shè)法增加主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入以及投資收益等, 同時控制項(xiàng)目經(jīng)營成本。成本管理與項(xiàng)目前期的調(diào)研關(guān)系密切, 如果在項(xiàng)目前期沒有深入地調(diào)研, 自然不能準(zhǔn)確估算完成項(xiàng)目活動所需的資源成本,甚至根本就沒有預(yù)測和分析項(xiàng)目現(xiàn)金流和財務(wù)執(zhí)行情況, 如若這樣, 決策失誤就在所難免了。
       雖然現(xiàn)在大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理都不直接參與財務(wù)管理工作，但是，假如作為項(xiàng)目經(jīng)理你具備一定的財務(wù)能力，這是十分有利的。比如針對項(xiàng)目計劃管理中，項(xiàng)目的成本預(yù)算的估計，項(xiàng)目所處不同階段的資金運(yùn)營與控制手段等，此時項(xiàng)目經(jīng)理所具備的財務(wù)能力將使這些工作的偏差縮小，項(xiàng)目的預(yù)算和估計更接近實(shí)際值，有效的降低項(xiàng)目由資金風(fēng)險等因素帶來的威脅和影響，從而使我們的項(xiàng)目產(chǎn)生“效益最大化”這樣一個理想的效果。
　　五. 質(zhì)量管理
　　大量實(shí)踐證明, 系統(tǒng)軟件工程項(xiàng)目的成敗, 通常都是因?yàn)楣芾韱栴}( 協(xié)同工作的能力) , 而不是技術(shù)上的問題。軟件質(zhì)量保證(Software Quality Assurance, 以下簡稱SQA) 的目的, 是驗(yàn)證在軟件開發(fā)過程中是否遵循了合適的過程和標(biāo)準(zhǔn)。軟件質(zhì)量保證過程一般包含以下幾項(xiàng)活動:
　　首先, 是建立SQA 組。
　　其次, 是選擇和確定SQA 活動, 即選擇SQA 組所要進(jìn)行的質(zhì)量保證活動, 這些SQA 活動將作為SQA 計劃的一部分。
　　然后, 是制定和維護(hù)SQA 計劃, 這個計劃明確了SQA 活動與整個軟件開發(fā)生命周期中各個階段的關(guān)系。
　　此外, 還應(yīng)有執(zhí)行SQA 計劃、對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、選擇與整個軟件工程環(huán)境相適應(yīng)的質(zhì)量保證過程。
　　最后, 是不斷完善質(zhì)量保證過程活動中存在的不足,改進(jìn)項(xiàng)目的質(zhì)量保證過程。
　　六. 項(xiàng)目管理中的影響因素分析
　　IT項(xiàng)目管理中涉及到的影響因素主要是指那些積極參與該項(xiàng)目工作的個體和組織，其中“人”是項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵因素。在這種情況下, 人的不確定因素及其所帶來的影響就達(dá)到無法忽視的程度。項(xiàng)目管理涉及到的“項(xiàng)目干系人和項(xiàng)目當(dāng)事人”包括客戶、項(xiàng)目團(tuán)隊、項(xiàng)目公司管理層等與項(xiàng)目利害相關(guān)的人,他們是項(xiàng)目的受益者、參與者,也是項(xiàng)目風(fēng)險的承擔(dān)者,甚至是項(xiàng)目的受害者。項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵, 取決于各方對項(xiàng)目的影響。
　　七. 風(fēng)險管理
　　《孫子兵法》云:“夫兵形象水，水之行，避高而趨下;兵之形，避實(shí)而擊虛;水因地而制流，兵因敵而制勝。故兵無常勢，水無常形。能因敵變化而取勝者，謂之神。”項(xiàng)目的管理，其實(shí)質(zhì)就是風(fēng)險的控制。
　　風(fēng)險管理被認(rèn)為是IT 項(xiàng)目減少失敗的一種重要手段。當(dāng)不能很確定地預(yù)測將來事情的時候，可以采用結(jié)構(gòu)化風(fēng)險管理來發(fā)現(xiàn)計劃中的缺陷，并且采取行動來減少潛在問題發(fā)生的可能性和影響。風(fēng)險管理意味著危機(jī)還沒有發(fā)生之前就對它進(jìn)行防范和處理。這就有助于提高了項(xiàng)目成功的幾率和減少了不可避免的風(fēng)險所產(chǎn)生的負(fù)面影響。風(fēng)險管理的主要過程包括：風(fēng)險識別，風(fēng)險定性定量分析，風(fēng)險應(yīng)對計劃制定和風(fēng)險監(jiān)控等。
　　針對風(fēng)險出現(xiàn)的可能性，需要采取一些手段控制風(fēng)險，我們建議使用以下風(fēng)險控制步驟：
　　1、與現(xiàn)在在職的項(xiàng)目成員協(xié)商，確定人員流動的原因(如，工作條件差，收入低，人市場競爭等);
       2、在項(xiàng)目開始前，把緩解這些原因(避開風(fēng)險)的工作列入已擬定的控制計劃中;
　　3、當(dāng)項(xiàng)目啟動時，做好人員流動會出現(xiàn)的準(zhǔn)備，采取一些辦法以確保人員一旦離開時項(xiàng)目仍能繼續(xù)(削弱風(fēng)險);
　　4、建立項(xiàng)目組，以使所有項(xiàng)目成員能及時了解有關(guān)項(xiàng)目活動的信息;
　　5、制定文檔標(biāo)準(zhǔn)，并建立一種機(jī)制以保證文檔能及時產(chǎn)生;
　　6、對所有工作組織細(xì)致的評審，以使更多的人能夠按計劃進(jìn)度完成自己的工作;
　　7、對每一個關(guān)鍵性的技術(shù)人員，要培養(yǎng)后備人員;
　　8、在項(xiàng)目里程碑處進(jìn)行事件跟蹤和主要風(fēng)險因素跟蹤，以進(jìn)行風(fēng)險的再評估;
　　9、在項(xiàng)目開發(fā)過程中保持對風(fēng)險因素相關(guān)信息的收集工作。
　　八. 建立及時有效的溝通機(jī)制
　　溝通，項(xiàng)目管理就是溝通。對于IT 項(xiàng)目來說，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會存在著制約作用。溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項(xiàng)目取得成功是必不可少的，而且對項(xiàng)目的成敗起著舉足輕重的作用。無論何種規(guī)模及類型的項(xiàng)目都有其特定的周期。項(xiàng)目周期的每一個階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型系統(tǒng)集成項(xiàng)目和復(fù)雜的ERP項(xiàng)目更是如此。顯而易見，為做好每個階段的工作，以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果，就必須在項(xiàng)目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息，以便項(xiàng)目內(nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，并了解他們的工作對實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過大量的信息溝通，找出項(xiàng)目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價結(jié)果。
　　建立良好的人際關(guān)系，是溝通順暢的前提，順利、及時、有效的溝通，會極大的促進(jìn)成員的參與和積極性，為促進(jìn)項(xiàng)目開發(fā)，控制和管理提供有力保障。
　　九. 項(xiàng)目經(jīng)理自身應(yīng)具備的專業(yè)技能和管理經(jīng)驗(yàn)
　　IT項(xiàng)目的管理，是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，項(xiàng)目經(jīng)理自身的專業(yè)技能水平在整個項(xiàng)目的管理過程中占據(jù)舉足輕重的位置。專業(yè)知識的欠缺是很難做好項(xiàng)目管理工作的，比如需求分析、進(jìn)度控制、成本核算、風(fēng)險意識等等;如果項(xiàng)目經(jīng)理自身的綜合素質(zhì)比較好，項(xiàng)目的進(jìn)展會相對順利得多，針對項(xiàng)目的管理工作才能發(fā)揮的游刃有余。
　　項(xiàng)目經(jīng)理要善于結(jié)合現(xiàn)實(shí)當(dāng)中所出現(xiàn)的問題及時的做出總結(jié)和反思，更要能夠做到認(rèn)真聽取每一個項(xiàng)目組成員的意見和建議，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗的教訓(xùn)，非技術(shù)性的經(jīng)驗(yàn)積累是相當(dāng)關(guān)鍵和重要的。所以，要注意自身對項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的積累，做一個有技術(shù)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目成功和自身成功的堅實(shí)后盾。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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