建筑智能化系統(tǒng)的項目管理
發(fā)布時間:2013/6/21 8:22:00
摘要:項目管理水平的高低,直接影響到項目的質(zhì)量、進度、成本、安全及其它關(guān)鍵要素。筆者通過多年來對弱電項目管理的摸索和學(xué)習(xí),在此談?wù)勛约旱慕?jīng)驗和體會。
項目管理學(xué)作為一門新興的學(xué)科已引起全社會的廣泛關(guān)注,學(xué)術(shù)界也在廣泛吸收發(fā)達國家和地區(qū)的項目管理先進經(jīng)驗,結(jié)合我國的國情,逐步建立和發(fā)展中國的項目管理體系。
建筑施工歷來重視項目管理,項目管理水平的好壞直接影響項目的進展、項目的質(zhì)量和項目成本化系統(tǒng)作為建筑項目的一個分項,項目管理成功與否具有同樣重要的意義。
每類項目管理具有共性,但也有其固有的特點,建筑智能化項目也不例外。首先,智能化系統(tǒng)上要求配合主體工程的進度要求;其次,智能化系統(tǒng)依附于建筑體內(nèi),與建筑的其它系統(tǒng)具有相關(guān)性,需要配合其它工程項目,同時需要其它工程的配合,是配合要求較高的項目,必須進行廣泛的溝通和協(xié)調(diào);再次,建筑智能化系統(tǒng)屬于高科技領(lǐng)域的產(chǎn)物,其綜合性強,系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能復(fù)雜,其科技內(nèi)涵涉及的領(lǐng)域包括計算機學(xué)與電子學(xué)、控制理論、聲光學(xué)、系統(tǒng)集成理論等不同的學(xué)科,具有高科技特征和目標復(fù)雜的特征。所有這此都表明,建筑智能化項目管理應(yīng)從管理體系、技術(shù)、計劃、組織、實施和控制、溝通和協(xié)調(diào)、驗收等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)與其特征相匹配,才能保證達到項目的最終目標。
一、智能化項目的管理體系
隨著建筑弱電系統(tǒng)的發(fā)展和完善,系統(tǒng)內(nèi)容已不是簡單弱電子系統(tǒng)的累加,而是一個具有相關(guān)聯(lián)的、具有集成要求的綜合性智能化系統(tǒng)。復(fù)雜的項目目標要求項目管理采用一種具有統(tǒng)一協(xié)調(diào)界面、責(zé)任明確的責(zé)任管理體系。弱電項目總承包制是目前流行的、行之有效的項目管理體系。
弱電總包管理商作為一個特殊的承建商應(yīng)具有如下基本資格:
1.具有承接建筑智能化項目相應(yīng)的資格證書;
2.具有相應(yīng)的建筑智能化系統(tǒng)的技術(shù)策劃、設(shè)計和實施能力;
3.具有相應(yīng)的建筑智能項目管理體系、方法、經(jīng)驗和實力。
弱電總包管理制對客戶和相關(guān)建筑項目的管理層來講有什么好處呢?
1.責(zé)任明確
弱電總包商的建筑項目的智能化承建中負全責(zé)?蛻艉徒ㄖO(jiān)理公司、建筑項目總包方在項目管理責(zé)任上的可追索性強,避免眾多弱電工程商在工程界面上的責(zé)任推諉現(xiàn)象,減少客戶和建筑監(jiān)理公司對眾多工程商的直接協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)。
2.技術(shù)管理壓力減少
弱電總包商有能力進行智能化系統(tǒng)的策劃、設(shè)計和實施管理。智能化系統(tǒng)具有較高的技術(shù)要求和系統(tǒng)性要求。業(yè)主和建筑監(jiān)理公司、項目總包方自行策劃和實施智能化項目,在技術(shù)力量和人員配備上會承受巨大的壓力。而弱電總包商在此方面具有相應(yīng)的實力。弱電總承包制可以實現(xiàn)整體項目的優(yōu)勢互補。單就項目技術(shù)和實施的策劃而言,具有更好的整體性和系統(tǒng)性。
3.有利于協(xié)調(diào)和項目的進展
項目溝通和協(xié)調(diào)是管理的最重要環(huán)節(jié),影響項目的質(zhì)量、計劃進度、成本控制等關(guān)鍵要素。弱電總包商負責(zé)弱電系統(tǒng)范圍內(nèi)部的管理和協(xié)調(diào)工作,同時以一個統(tǒng)一出口負責(zé)與其它相關(guān)單位或部門的協(xié)調(diào);弱電總承包商會利用擅長的技術(shù)和管理特長,進行項目方案的策劃,制訂可操作的項目計劃,有效地協(xié)調(diào)工程的技術(shù)和實施界面,控制好整體工程的質(zhì)量和效益。
4.有利于系統(tǒng)的整體規(guī)劃
規(guī)劃是系統(tǒng)建設(shè)最重要的環(huán)節(jié)?蛻魬(yīng)及時確定弱電項目總包方,讓他們及時參與系統(tǒng)的整體策劃,對系統(tǒng)的完整性、先進性、經(jīng)濟實用性,甚至于系統(tǒng)的最終成果都有極大的好處。弱電系統(tǒng)的整體策劃是弱電總包商應(yīng)為客戶提供的服務(wù)內(nèi)容之一。
二、項目經(jīng)理和項目組織
建筑智能化系統(tǒng)項目應(yīng)采用項目經(jīng)理個人負責(zé)制的團隊組織體系。項目經(jīng)理直接對客戶、公司(或股東)、團隊員工及社會負責(zé)。企業(yè)應(yīng)賦予項目經(jīng)理相應(yīng)的權(quán)力,明確項目進行對項目的責(zé)任和利益。建筑智能化項目的組員包括技術(shù)組員、施工組員、安全員、質(zhì)檢員、財務(wù)人員等項目所需的人員,直接由項目經(jīng)理組建和領(lǐng)導(dǎo)。
項目經(jīng)理是建筑智能化項目組織的核心。
項目經(jīng)理應(yīng)具備最基本的三項素質(zhì):溝通好、技術(shù)好、人品好。
項目過程是柔性的、多變的。建筑項目中人員由有不同領(lǐng)域、不同文化層次的人組成。項目中人的因素是第一位的。人是主觀的、有情感的。不同的人價值觀不同,為人處世的方法、思考問題的方法不同,還有其它種種差異,人際溝通在項目中重要性顯突出來。項目經(jīng)理不僅要管理好本項目的團隊,同時必須帶領(lǐng)本團隊與其它團隊的相融合,因此必須具備良好的溝通方法都不相同。溝通是協(xié)調(diào)的基礎(chǔ),只有良好的溝通才能達到的協(xié)調(diào)目的。通過溝通可以掌握客戶現(xiàn)實的需求和潛在的需求,可以制訂合理的項目計劃,可以發(fā)現(xiàn)項目中存在的問題或潛在的問題,可以增強團隊的凝聚力和工作效率等等。溝通的基礎(chǔ)是什么?就是項目經(jīng)理良好的技術(shù)和人品。項目經(jīng)理并不要求是技術(shù)的行家,但知識面上要求“廣博”,即全面了解本行業(yè)的技術(shù)要素,相關(guān)行業(yè)的知識,熟悉有關(guān)的法律法規(guī)等。另一方面,項目經(jīng)理還應(yīng)能熟練地利用各種社會資源和技術(shù)資源為項目服務(wù),主要是依靠他的人格魅力,而非單一的權(quán)力。
隨著建筑智能化項目的日益規(guī)范化,建筑智能化工程已納入建筑項目的管理范圍內(nèi)。國家對從事建筑智能化項目管理的企業(yè)有了新的規(guī)范化要求。從事智能建筑項目的項目經(jīng)理已要求具有專業(yè)資格證書。
三、智能化項目的溝通關(guān)系
溝通的過程是項目信息的收集、反饋和處理的過程。溝通有外部和內(nèi)部之分,溝通的方式可以是書面的、口頭的按一定的規(guī)定進行。
建筑智能化項目的溝通關(guān)系包含哪些內(nèi)容呢?
1.與客戶的溝通
客戶是最終建筑產(chǎn)品的接收者和使用者?蛻舻男枨笫琼椖康淖罱K目標。目標的最終確定是項目經(jīng)理通過與客戶的深入溝通來實現(xiàn)的。項目經(jīng)理必須充分了解和理解客戶的需求,在公平合理的前提下確定項目目標,并必須讓客戶了解自己的項目進度計劃、質(zhì)量目標和保證措施以防其它客戶關(guān)心的內(nèi)容。讓客戶充分感受到你是可信任的承建商。
2.與建筑監(jiān)理公司的溝通
建筑監(jiān)理公司作為客戶的項目管理代表,負責(zé)項目的投資控制、進度控制、質(zhì)量控制、合同管理和組織協(xié)調(diào)工作。項目經(jīng)理擔(dān)負著同樣的責(zé)任,區(qū)別只在于監(jiān)理公司是客戶的代表,而項目經(jīng)理是承建商的代表。項目經(jīng)理與監(jiān)理公司建立廣泛的溝通交流有利于項目的關(guān)鍵要素的控制。
3.與建筑設(shè)計單位的溝通
建筑設(shè)計單位作為建筑的整體規(guī)劃和設(shè)計機構(gòu),在客戶心目中具有一定的技術(shù)權(quán)威。但并不是所有設(shè)計院有能力進行智能化系統(tǒng)的設(shè)計,這是我國建筑設(shè)計的現(xiàn)狀。弱電總包商通過與建筑設(shè)計單位進一步的技術(shù)交流,可以使建筑的整體規(guī)劃更完善,使智能化系統(tǒng)更易實現(xiàn)。弱電智能化系統(tǒng)畢竟依附于建筑體內(nèi),與建筑物的平面結(jié)構(gòu)設(shè)計,暖通、給排水、供配電等機電系統(tǒng)的設(shè)計存在相互匹配的關(guān)系。弱電對建筑物的設(shè)計修改要求以及弱電本身的修改也必須符合建筑設(shè)計的總體要求,取得設(shè)計單位的認可。
4.與建筑總承包單位的溝通
建筑總包單位對整體建筑項目目標的完成負主要責(zé)任。建筑智能化項目作為建筑項目的分項工程,其質(zhì)量、進度、投資、安全與文明等要求必須符合總包的整體要求,是一項配合工程,納入項目整體管理和協(xié)調(diào)之中。與建筑總承包單位進行良好的溝通有利于工程的實施。
5.與其它施工單位的溝通
工程中會有許多界面、接口和矛盾沖突。項目經(jīng)理必須能化解工程中的各種問題和沖突,理順施工中的界面和接口。協(xié)同工作是與其它施工單位溝通的主要原因。
6.團隊內(nèi)部的溝通
項目團隊是一個臨時性的組織,團隊的凝聚力是項目成功的關(guān)鍵。項目經(jīng)理通過溝通能了解團隊成員的工作狀態(tài)、責(zé)任心、積極性等各種與項目有關(guān)的因素。項目經(jīng)理的權(quán)威不僅僅來自企業(yè)賦予的權(quán)力,更重的是他的人格。項目經(jīng)理既是團隊成員的領(lǐng)導(dǎo),也是團隊的成員。
7.與供方的溝通
智能化系統(tǒng)通常采用成熟的、主流的產(chǎn)品和系統(tǒng),供方是技術(shù)信息的直接提供者。項目經(jīng)理與供方的廣泛交流,能獲得項目最重要的技術(shù)目標線索。
項目經(jīng)理需要溝通的環(huán)節(jié)還有許多,如相關(guān)職能單位、其它與項目有關(guān)的非直接供應(yīng)商等。溝通的過程就是信息收集的過程。項目經(jīng)理應(yīng)收集足夠的信息為項目服務(wù)。所有這些信息通過甄別利用于項目,以便更有效地進行項目管理、計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制工作。
四、項目的目標
項目是一個特殊的將被完成的有限任務(wù)。它是在一定時間內(nèi),滿足一系列特定目標的多項相關(guān)工作的總稱。也就是說,項目是有地點、時間、資源、及規(guī)定要求(如性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標等)限制的多項具體的工作目標的集合。因此,必須對項目進行有效的策劃,利用這此資源達到預(yù)定的目標。
建筑智能化項目有四個周期性階段:概念階段、開發(fā)階段、實施階段和結(jié)束階段。
在概念階段中,承建商應(yīng)根據(jù)客戶的要求進行項目的方案規(guī)劃和招投標,以確定項目的目標:在開發(fā)階段中,承建商應(yīng)根據(jù)項目目標進行詳細的設(shè)計,并制定項目的實施計劃;在項目的實施階段,承建商應(yīng)根據(jù)項目的實施情況進行計劃控制和調(diào)整;在項目結(jié)束階段,承建商應(yīng)積極組織完成項目的竣工交接。項目經(jīng)理在此過程中始終擔(dān)當主導(dǎo)角色。
項目經(jīng)理在項目管理中必須明確項目的目標。
目標最基本的三方面內(nèi)容如下:
1.項目的最終交付物符合預(yù)定的各項要求,提供一套滿足客戶預(yù)定需求的、客戶滿意的建筑智能化系統(tǒng)。
2.項目的時間目標。弱電項目的進度必須符合總體進度要求。
3.項目的成本目標。項目必須規(guī)定的成本范圍內(nèi)完成。
項目經(jīng)理要完成這個目標并非是輕而易舉的,必須進行有效的策劃、管理與控制。目標管理的主要內(nèi)容是合同管理。項目經(jīng)理必須明確合同的各項規(guī)定以及法律法規(guī)的規(guī)定。
如何確定建筑智能化系統(tǒng)的項目的目標呢?答案只有一個:溝通。
由于智能化系統(tǒng)還處于了個持續(xù)發(fā)展階段,即使主流產(chǎn)品和系統(tǒng),其規(guī)格、種類繁多,功能和價格也有很大的差別,客戶對智能系統(tǒng)的了解也只是表面的或概念性的。作為弱電總包商,有責(zé)任讓客戶全面了解建筑智能化系統(tǒng)的特點、功能以及會產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。
1.通過書面或口頭的方式和向客戶介紹建筑智能化系統(tǒng)的基本構(gòu)成、功能和盜用;
2.通過溝通向客戶了解客戶的現(xiàn)實需求和潛在需求,在公正的、非利益驅(qū)駛前提下,提供針對性的方案策劃,論證系統(tǒng)的可行性和必要性。
3.為客戶提供系統(tǒng)的應(yīng)用實例并進行詳細的介紹,使客戶對智能化系統(tǒng)有感性上的認識。
4.為客戶提供初步的針對性系統(tǒng)設(shè)計方案,較詳細地描述系統(tǒng)的預(yù)期的各種功能、系統(tǒng)的特點、設(shè)備的配置要求、對建筑物環(huán)境平臺的要求、系統(tǒng)的合理造價等等客戶關(guān)心的內(nèi)容。
通過廣泛的溝通和必要的競爭程序,以合同形式確定建筑智能化系統(tǒng)的總體目標。
五、項目的計劃與控制
項目管理最關(guān)鍵的階段是項目的開發(fā)階段和實施階段,也是執(zhí)行合同的主要階段。開發(fā)階段的關(guān)鍵性是項目團隊的組建、系統(tǒng)的深化設(shè)計和組織項目實施計劃;實施階段的主要工作是計劃的實施和控制。
建筑智能化系統(tǒng)的計劃主要進度計劃、質(zhì)量計劃、采購計劃、施工計劃、檢驗計劃等等。計劃是控制的基礎(chǔ)。項目實施的過程就是項目的計劃的實施、檢查和分析、調(diào)整和再計劃不斷循環(huán)的過程。
5.1 項目的進度計劃
項目進度計劃歷來是建筑項目最關(guān)心的內(nèi)容之一,因為進度和項目成本緊密相關(guān)。項目經(jīng)理在進度檢查中同樣最關(guān)心:進度是否滯后?投入成本是否超出預(yù)算?
1.根據(jù)項目目標確定項目的工作范圍
智能化項目同樣具有項目的多目標屬性。項目經(jīng)理在確定工作范圍時應(yīng)根據(jù)合同和客戶的需要初步確定項目最終預(yù)期的成果和交付物的清單,還應(yīng)考慮各種制約因素及項目的風(fēng)險因素,同時要關(guān)心其它分項工程的影響及歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)等。
2.工作分解
把一項復(fù)雜的項目工作分解為簡單的、可操作的工作任務(wù)是項目計劃中有效的手段。我們把這種方法稱為工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。通過工作分解可以得到兩項可操作的結(jié)果:一是通過項目工作由粗到細的分解過程,得到可操作的簡單任務(wù),二是能夠落實各項工作的具體責(zé)任部門和人員。
3.工作排序和網(wǎng)絡(luò)計劃
工作分解可按交付成果劃分,也可按工作過程劃分。在智能化項目管理中,我們常采用按工作過程劃分的方法,更符合弱電系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)和工作思路。
一般說來,工作排序的確定首先分析確定工作之間本身存在的邏輯關(guān)系,在此基礎(chǔ)上再加以分析,以確定各工作間的組織關(guān)系。
工作排序的最終結(jié)果就是網(wǎng)絡(luò)計劃,網(wǎng)絡(luò)計劃是復(fù)雜工程中常用的計劃方式之一。在國際上通常采用先后關(guān)系圖法(PDM),也稱單代號網(wǎng)絡(luò)圖,是一種使用節(jié)點表工作、箭線表示工作排序的項目網(wǎng)絡(luò)圖。在我國通常采用箭線圖法(ADM),也稱雙代號網(wǎng)絡(luò)圖,是一種用箭線表示工作、節(jié)點表示工作排序的網(wǎng)絡(luò)圖。還有一些更復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)計劃方法。
4.工作時間估計
網(wǎng)絡(luò)計劃中只表示出工作間的關(guān)系,并沒有工作的延續(xù)時間。智能化系統(tǒng)項目是分項工程,需要配合工程的主體進度。因此,項目經(jīng)理必須獲得與本工程相關(guān)的全面主體工程和配合工程進度計劃數(shù)據(jù),并根據(jù)本工程進度經(jīng)驗以及人力、物力資源情況作出各工作的延續(xù)時間估計,通過網(wǎng)絡(luò)計劃計算方法,獲得關(guān)鍵路徑、總工期、各項工作最早開始時間、最遲開始時間、最早完成時間、最遲完成時間、工作總時差、自由時差等數(shù)據(jù)。
5.制定進度計劃表和項目預(yù)算
進度計劃表能直觀反映項目的進度要求,并方便于進度的跟蹤。國內(nèi)最常用的進度計劃表稱為橫道圖,廣泛用于項目的進度計劃。進度計劃表是網(wǎng)絡(luò)計劃計算的最終結(jié)果,作為項目的基準計劃,以便于在項目實施過程對計劃進行檢查、分析、調(diào)整和控制。
根據(jù)進度計劃合理配備人力、物力資源,進行項目預(yù)算。合理指的預(yù)算必須符合智能化工程的本身特點,如基本上屬于配合工程、集中投入人力和物力、技術(shù)施工人員的要求等。
5.2 項目的進度計劃控制計劃的目的是進行有效的管理,進度基準計劃是項目進度控制的基礎(chǔ)。
如何做好項目的進度控制呢?
首先,明確控制的目的,加強來自各方面的綜合、協(xié)調(diào)和督促,要建立項目管理信息制度,責(zé)任主管應(yīng)及時間項目經(jīng)理匯報工作執(zhí)行情況,項目經(jīng)理應(yīng)定期向客戶報告,并隨時向協(xié)調(diào)項目資源;其次,預(yù)測項目未來的進展情況,對當時情況的衡量、預(yù)測情況和當時情況的比較,及時制定實現(xiàn)目標、進度或預(yù)算方案的修正。
5.3 項目的質(zhì)量計劃與控制
質(zhì)量是項目的關(guān)鍵要素之一,也是建筑施工企業(yè)的生命線。成功的項目管理企業(yè)必須有一套完整的質(zhì)量管理體系和控制體系,弱電總包商也不例外。質(zhì)量要求貫穿整個項目的始終,也是驗證項目成敗的最直觀、最主要的因素。
隨著我國的市場經(jīng)營體制進一步溶入國際社會,企業(yè)越來越重視項目的質(zhì)量。國際標準ISO9000系列全面質(zhì)量管理體系已被越來越多的企業(yè)作為質(zhì)量管理方法,作為企業(yè)的質(zhì)量管理制度來實行。
弱電總包商對智能化項目的質(zhì)量管理也應(yīng)按ISO9000全面質(zhì)量管理的要求來實行。質(zhì)量管應(yīng)重視以下幾方面的內(nèi)容:
1.以客戶為中心。項目經(jīng)理在質(zhì)量管理過程中必須樹立以客戶為中心的思想,保證項目達到客戶滿意。
2.向客戶明確項目質(zhì)理管理的體系及項目質(zhì)量控制規(guī)程,提供質(zhì)量保證措施。
3.按項目質(zhì)量管理標準體系和管理流程的規(guī)定進行項目的質(zhì)量控制。
4.注重項目過程中關(guān)鍵點的質(zhì)量檢查和工藝操作規(guī)程。
5.明確各部門和人員的管理責(zé)任,注重記錄和文件管理。
項目的質(zhì)量計劃、檢驗計劃都圍繞保證項目質(zhì)量,保證客戶滿意這個目標進行。
檢驗計劃是保證項目質(zhì)量一項重要措施。智能化項目的檢驗包括產(chǎn)品或系統(tǒng)的進場檢驗、安裝過程中的過程檢驗和項目完工后的最終質(zhì)量檢驗三部分。檢驗方法按ISO9000全面質(zhì)量管理體系的規(guī)定執(zhí)行。
5.4 項目的預(yù)算和成本控制
項目的預(yù)算和成本控制是承建商和客戶共同的內(nèi)容,也是項目管理的重點內(nèi)容之一。成本控制包含在項目進度計劃控制之中。
成本控制的主要方法常采用掙值分析法,具有步驟如下:
1.根據(jù)項目的進度計劃安排人力資源和物力的投入,繪制資源負荷圖;
2.編制預(yù)算,并繪制項目預(yù)算曲線;
3.定期對項目進行檢查,記錄實際發(fā)生費用及工程的實際進度百分比;
4.用掙值分析法檢查項目進度、費用來預(yù)算的差別。
掙值分析法可以比較直觀地反映工程的進度和費用。項目經(jīng)理根據(jù)分析得到的結(jié)果來調(diào)整項目的人力和物力分配,以便于工程按計劃進行。
5.5 項目的風(fēng)險控制
項目風(fēng)險是造成項目達不到預(yù)期目標甚至失敗的可能性,項目是風(fēng)險和利益并存的。建筑智能化項目同樣存在來自多方面的風(fēng)險,如合同不利帶來的風(fēng)險,技
術(shù)設(shè)計和產(chǎn)品帶來的風(fēng)險,溝通不利帶來的風(fēng)險,實施過程帶來的風(fēng)險等。利用科學(xué)的方法去識別風(fēng)險、評估風(fēng)險并設(shè)計、實施有效的方法去控制風(fēng)險是項目管理的重要工作。
產(chǎn)生風(fēng)險的原因很多,項目的未來性,項目的復(fù)雜性,項目環(huán)境的變化,項目中人的因素都會給項目帶來風(fēng)險。智能化項目產(chǎn)生風(fēng)險的原因主要是合同、技術(shù)設(shè)計和系統(tǒng)產(chǎn)品的復(fù)雜性造成的,因此,良好的系統(tǒng)策劃可以避免或減少項目合同上的風(fēng)險,良好的溝通、系統(tǒng)性的項目計劃、良好的技術(shù)設(shè)計以及標準化的實施流程可以避免或減少項目復(fù)雜性上的風(fēng)險。
項目管理科學(xué)也是一門發(fā)展中的學(xué)科,需要全社會通過理論和實踐的反復(fù)驗證才能發(fā)展和完善。對于建筑智能化項目這樣新技術(shù)的領(lǐng)域,更需要項目管理者不斷地學(xué)習(xí),不斷地總結(jié)經(jīng)驗,不斷地創(chuàng)新,不斷地提高。(資料來源:項目管理者聯(lián)盟)
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