論現(xiàn)代項(xiàng)目管理中的信息化

    項(xiàng)目管理，是現(xiàn)代管理學(xué)的一個(gè)重要分支，是在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理，以成功地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的活動(dòng)。項(xiàng)目管理的思想最早是在第二次世界大戰(zhàn)時(shí)期出現(xiàn)的，它的出現(xiàn)引起了管理界的特別注意。上世紀(jì)80年代以后，項(xiàng)目管理迅速傳遍世界各國(guó)，并且被廣泛地應(yīng)用于建筑、金融、財(cái)務(wù)、廣告、醫(yī)藥、法律以及航天等社會(huì)、經(jīng)濟(jì)生活的諸多領(lǐng)域和各個(gè)層次。90年代以后，隨著計(jì)算機(jī)和信息產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，促進(jìn)項(xiàng)目管理產(chǎn)生了一次更大的飛躍，使項(xiàng)目的計(jì)劃和決策、實(shí)施和跟蹤可以實(shí)現(xiàn)快速、動(dòng)態(tài)的時(shí)時(shí)管理。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，越來(lái)越多地企業(yè)認(rèn)識(shí)到，通過(guò)項(xiàng)目管理可以在保證工期、降低成本、提高質(zhì)量、預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)等諸多方面起到至關(guān)重要的作用，因此將信息系統(tǒng)建設(shè)視為項(xiàng)目、以項(xiàng)目管理方法來(lái)管理信息化項(xiàng)目的全過(guò)程得到越來(lái)越多的重視。
　　
一、企業(yè)信息化與項(xiàng)目管理
    企業(yè)信息化不僅包含信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更包括了業(yè)務(wù)流程重組、管理觀念更新、企業(yè)文化變革等多個(gè)方面。企業(yè)信息化是一個(gè)包含了多個(gè)子系統(tǒng)的復(fù)雜項(xiàng)目工程。
    項(xiàng)目管理受范圍、時(shí)間和成本三個(gè)方面的約束，管理這三項(xiàng)約束，就要在一個(gè)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間和成本三者之間進(jìn)行權(quán)衡。項(xiàng)目管理從內(nèi)容上由9大知識(shí)領(lǐng)域組成，包括項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目成本、項(xiàng)目質(zhì)量、人力資源、項(xiàng)目溝通、項(xiàng)目采購(gòu)和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)九大部分；從過(guò)程來(lái)看，包括5個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程，即項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目控制和項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)整合的工作，在某個(gè)時(shí)候，在某個(gè)知識(shí)領(lǐng)域所做的決定和行動(dòng)常常會(huì)影響到其他方面。處理這種影響不得不權(quán)衡項(xiàng)目管理的三項(xiàng)約束（范圍、時(shí)間和成本），同時(shí)還需要在其他知識(shí)領(lǐng)域進(jìn)行權(quán)衡。
    企業(yè)信息化項(xiàng)目首先是一個(gè)項(xiàng)目，那么就應(yīng)該按項(xiàng)目管理的規(guī)律、結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)，形成一套適合企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施方法。要把企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)好、管理好，不能采取重實(shí)施不重規(guī)劃、重測(cè)試不重評(píng)審、重結(jié)果不重過(guò)程的模式；既要有一個(gè)明確可行的立足本單位實(shí)際兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃，也要有一套切實(shí)可行的項(xiàng)目管理方法，對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的每個(gè)階段要按照確定的計(jì)劃和方案推進(jìn)，對(duì)項(xiàng)目自始至終實(shí)施全過(guò)程管理。信息化建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程方法，就是將企業(yè)信息化項(xiàng)目看作是五個(gè)階段組成的一個(gè)全過(guò)程的工程項(xiàng)目來(lái)考慮，即啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾。
　　
二、信息化項(xiàng)目管理
    1.信息化項(xiàng)目的組織模式
    一般組織機(jī)構(gòu)分為三種類(lèi)型：職能制、項(xiàng)目制和矩陣制。職能制即層式結(jié)構(gòu)，職能經(jīng)理或負(fù)責(zé)專(zhuān)業(yè)部門(mén)（如工程、制造、信息技術(shù)、人力資源等）的副總對(duì)首席執(zhí)行官負(fù)責(zé)。矩陣型組織中的項(xiàng)目經(jīng)理有來(lái)自不同職能部門(mén)的項(xiàng)目人員。一般項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的不同以及組織的不同的設(shè)置方式，一般采用項(xiàng)目制或矩陣制。信息化項(xiàng)目由于需要業(yè)務(wù)與技術(shù)的緊密結(jié)合，不能僅依賴(lài)于業(yè)務(wù)部門(mén)或者信息技術(shù)部門(mén)，需要業(yè)務(wù)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)密切配合。在信息化項(xiàng)目的組織建立中，多從各職能部門(mén)抽調(diào)合適的人員代表部門(mén)參與項(xiàng)目，構(gòu)成項(xiàng)目組。在項(xiàng)目組中設(shè)立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組和項(xiàng)目實(shí)施組，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、投資、時(shí)間期限等大的原則事項(xiàng)負(fù)責(zé)，項(xiàng)目實(shí)施組負(fù)責(zé)具體落實(shí)，向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)；在項(xiàng)目實(shí)施組中在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)工作內(nèi)容分成業(yè)務(wù)組、技術(shù)組和綜合組，業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)與信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規(guī)則以及具體實(shí)施等方面相關(guān)的事宜，技術(shù)組負(fù)責(zé)保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行所需的硬件、網(wǎng)絡(luò)條件方面的事宜，綜合組負(fù)責(zé)文檔管理、綜合聯(lián)絡(luò)方面的事宜。
    2.信息化項(xiàng)目的目標(biāo)控制模式
    由于信息化項(xiàng)目目標(biāo)量化容易被忽視、在推進(jìn)的過(guò)程中需求容易不斷變更，因此導(dǎo)致信息化項(xiàng)目的任務(wù)邊界也較為模糊，形成項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)系統(tǒng)運(yùn)行正常，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施結(jié)束系統(tǒng)即不能正常運(yùn)行的被動(dòng)局面。為降低項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，信息化項(xiàng)目必須界定有限的項(xiàng)目范圍，并確定明確量化的項(xiàng)目目標(biāo)，同時(shí)在目標(biāo)范圍進(jìn)行有效的控制。通�？蓪⑿畔⒒�項(xiàng)目的目標(biāo)分解為數(shù)據(jù)核對(duì)一致、操作方式按要求進(jìn)行、制度成文并嚴(yán)格執(zhí)行、培訓(xùn)完成人員能掌握系統(tǒng)以及過(guò)程文檔完整。數(shù)據(jù)核對(duì)一致意味著現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施并不僅僅是數(shù)據(jù)錄入了系統(tǒng)，還必須驗(yàn)證錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在一段時(shí)間后運(yùn)行結(jié)果的正確性，由于原有方式與新系統(tǒng)方式的并行，業(yè)務(wù)部門(mén)的工作量成倍增加，但對(duì)于保證系統(tǒng)可靠運(yùn)行、數(shù)據(jù)真實(shí)有說(shuō)服力，以及業(yè)務(wù)部門(mén)人員掌握系統(tǒng)問(wèn)題的處理方法都有裨益。操作方式按要求進(jìn)行意味著業(yè)務(wù)部門(mén)原有的方式可能有與系統(tǒng)沖突的地方，在實(shí)施方案經(jīng)過(guò)確認(rèn)的前提下，業(yè)務(wù)部門(mén)需按照既定的方式進(jìn)行調(diào)整，以保證原有處理方式與系統(tǒng)處理方式一致。制度成文并嚴(yán)格執(zhí)行意味這新的系統(tǒng)中的處理方式需以制度的形式進(jìn)行確定，業(yè)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，以保證業(yè)務(wù)部門(mén)持續(xù)以系統(tǒng)為平臺(tái)并按正確的方式處理業(yè)務(wù)。培訓(xùn)完成人員能掌握系統(tǒng)意味著要求實(shí)施人員在現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施階段必須保證培訓(xùn)質(zhì)量，達(dá)到培訓(xùn)的時(shí)間要求和內(nèi)容要求，以保證業(yè)務(wù)部門(mén)人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后掌握系統(tǒng)�！　�
    3.在啟動(dòng)過(guò)程信息化項(xiàng)目管理的方法
    在啟動(dòng)過(guò)程，一般項(xiàng)目管理所包含的內(nèi)容有明確項(xiàng)目目標(biāo)、成立項(xiàng)目組織、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行選型。信息化項(xiàng)目管理在啟動(dòng)階段也包含上述內(nèi)容，在明確項(xiàng)目目標(biāo)、成立項(xiàng)目組織、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行選型的過(guò)程中可采取以下措施:戰(zhàn)略闡述了組織的經(jīng)營(yíng)理念、使命、目標(biāo)、目的、戰(zhàn)略。啟動(dòng)信息化項(xiàng)目必須了解組織在目前和未來(lái)的戰(zhàn)略發(fā)展方向,以及相應(yīng)的技術(shù)需求。由于項(xiàng)目組織對(duì)項(xiàng)目具有基礎(chǔ)性的保障作用，在啟動(dòng)階段，必須建立能夠保障項(xiàng)目順利推進(jìn)的強(qiáng)有力的組織。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組構(gòu)成中需包括熟悉企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、熟悉企業(yè)管理模式、熟悉項(xiàng)目涉及業(yè)務(wù)范圍的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，且由于信息化項(xiàng)目與企業(yè)管理密切結(jié)合，企業(yè)“一把手”擔(dān)任項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組組長(zhǎng)對(duì)項(xiàng)目的順利推進(jìn)可起到重要作用。信息化項(xiàng)目由于覆蓋業(yè)務(wù)處理和信息技術(shù)領(lǐng)域，必須經(jīng)過(guò)由業(yè)務(wù)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同參與的可行性論證，可量化的信息盡量全部量化�！�
    4.在計(jì)劃過(guò)程信息化項(xiàng)目管理的方法
    在項(xiàng)目管理的各個(gè)方面都包含了與計(jì)劃編制有關(guān)的活動(dòng)：項(xiàng)目綜合需要制定整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃；項(xiàng)目范圍管理包含范圍計(jì)劃編制與范圍定義；項(xiàng)目時(shí)間管理包括活動(dòng)定義、排序、歷時(shí)估算和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制；項(xiàng)目成本管理包括資源計(jì)劃編制、成本估算和成本預(yù)算；項(xiàng)目質(zhì)量管理包括質(zhì)量計(jì)劃編制；項(xiàng)目人力資源管理包括組織計(jì)劃編制和人員獲取；項(xiàng)目溝通管理包括溝通計(jì)劃編制；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)量化，以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制；項(xiàng)目采購(gòu)管理包括采購(gòu)計(jì)劃編制和詢價(jià)計(jì)劃編制。由于信息化項(xiàng)目需要業(yè)務(wù)部門(mén)人員和信息技術(shù)人員的全力配合，因此在計(jì)劃的編制過(guò)程中應(yīng)該項(xiàng)目組共同參與，達(dá)成共識(shí)�！�
    5.在實(shí)施過(guò)程信息化項(xiàng)目管理的方法
    信息系統(tǒng)建成后，是一種新的思維方式，所有的業(yè)務(wù)以系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行處理。與此同時(shí)，在信息化項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，對(duì)于項(xiàng)目范圍和進(jìn)度也必須進(jìn)行有效把握，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目質(zhì)量、成本、時(shí)間之間尋求平衡點(diǎn)；由于信息系統(tǒng)的建設(shè)投資大、隨著企業(yè)管理的發(fā)展需求也會(huì)發(fā)展，因此企業(yè)在信息系統(tǒng)建設(shè)中多采用總體規(guī)劃、分步實(shí)施的方式進(jìn)行。這就要求信息系統(tǒng)建設(shè)必須以信息系統(tǒng)規(guī)劃為依據(jù)，避免出現(xiàn)信息系統(tǒng)重復(fù)投資、信息孤島的局面產(chǎn)生。另外由于信息系統(tǒng)產(chǎn)品缺乏標(biāo)準(zhǔn)判別尺度且信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息部門(mén)對(duì)行業(yè)供應(yīng)產(chǎn)品的判別具有一定難度，但選型對(duì)于后期的項(xiàng)目建設(shè)具有重要影響。好的產(chǎn)品能充分滿足業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，對(duì)于產(chǎn)品與企業(yè)管理的適應(yīng)性也認(rèn)識(shí)比較充分，在合作實(shí)施的過(guò)程中，能夠事前對(duì)實(shí)施中可能遇到的困難提前認(rèn)識(shí)并考慮解決辦法，從而在一定程度上規(guī)避項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。
    6.在控制過(guò)程信息化項(xiàng)目管理的方法
    控制過(guò)程貫穿項(xiàng)目的始終。控制衡量朝向項(xiàng)目目標(biāo)方向的進(jìn)展，監(jiān)控偏離計(jì)劃的偏差，采取糾正措施使進(jìn)展與計(jì)劃相匹配�？刂齐A段超越項(xiàng)目生命周期的其他階段，它涉及到九個(gè)項(xiàng)目知識(shí)領(lǐng)域中的七個(gè)領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目整體變更控制、項(xiàng)目范圍變更控制、項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度控制、項(xiàng)目成本控制、項(xiàng)目質(zhì)量控制、項(xiàng)目溝通控制和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制。在信息化項(xiàng)目的控制過(guò)程中，對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量的控制標(biāo)準(zhǔn)很難確定。但信息化項(xiàng)目的質(zhì)量很難進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)量化的衡量。隨著企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)重視程度的提高，以及實(shí)施信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的逐漸積累，信息化項(xiàng)目監(jiān)理的概念也逐漸得到越來(lái)越多的關(guān)注。
    7.在驗(yàn)收過(guò)程信息化項(xiàng)目管理的方法
    驗(yàn)收過(guò)程涉及使項(xiàng)目關(guān)系人和用戶對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，使項(xiàng)目或項(xiàng)目階段有序地結(jié)束。對(duì)于信息化項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)很難制定。用傳統(tǒng)的資金周轉(zhuǎn)提高多少、人力成本節(jié)約多少，很難準(zhǔn)確地對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，信息系統(tǒng)更多地是在規(guī)范業(yè)務(wù)處理的行為，將企業(yè)好的管理方法有形地固化到系統(tǒng)中，將原有的管理問(wèn)題進(jìn)行暴露和梳理，同時(shí)改變已有的思維模式和業(yè)務(wù)處理模式，讓業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的人員從各自處理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閲�繞統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)處理業(yè)務(wù)，同時(shí)也是在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中對(duì)人員項(xiàng)目管理意識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用水平的培訓(xùn)和提升，這種成效，很難從資金的投資回報(bào)中直觀地看到收效，也很難進(jìn)行經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的評(píng)判。 
    信息化項(xiàng)目中，驗(yàn)收是企業(yè)規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的最后一道關(guān)口。驗(yàn)收也不能因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)難以準(zhǔn)確量化而草草收?qǐng)�，基本的�?yàn)收，如功能的驗(yàn)收、數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、文檔的驗(yàn)收、制度的驗(yàn)收都是必不可少的。對(duì)于大型項(xiàng)目，驗(yàn)收也可以分步驟、分階段進(jìn)行，以階段性的驗(yàn)收促使項(xiàng)目結(jié)束前的相關(guān)工作抓緊落實(shí)和完善。
    企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)綜合性的、跨領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。單憑簡(jiǎn)單的經(jīng)驗(yàn)型的管理模式無(wú)法保證企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施的管理需要，進(jìn)行一個(gè)成功的企業(yè)信息化項(xiàng)目，必須采用科學(xué)的項(xiàng)目管理模式，抓住整個(gè)項(xiàng)目管理中的命脈。只有這樣才能提高企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目的成功率，加快企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程。（資料來(lái)源：項(xiàng)目管理培訓(xùn)師大聯(lián)盟）