項(xiàng)目經(jīng)理談如何管理小型項(xiàng)目

    一般項(xiàng)目管理的文章大都是介紹項(xiàng)目管理的基本思想和方法，筆者個(gè)人的感覺是很多這樣的文章是以大型的項(xiàng)目為參照來設(shè)計(jì)的。對于輕量級、小規(guī)模的項(xiàng)目管理軟件該如何進(jìn)行管理鮮有涉及。而項(xiàng)目經(jīng)理們常有一個(gè)這樣的困擾和疑問“該如何把這些思想和方法運(yùn)用到小型項(xiàng)目中去呢？難道什么項(xiàng)目的管理都需要那么多環(huán)節(jié)和步驟嗎？” 要回答這個(gè)問題，首先我們必須搞清楚項(xiàng)目管理的主要關(guān)注點(diǎn)應(yīng)該是什么？是項(xiàng)目文檔還是項(xiàng)目的階段性和最終交付呢？當(dāng)然這個(gè)問題絕大部分人的答案是后者。事實(shí)上也是這樣，一些項(xiàng)目文檔工作只不過是出于項(xiàng)目管理可視性的目的而出現(xiàn)的，如何展開高質(zhì)量的、必須的文檔工作以減少項(xiàng)目管理軟件的繁縟是項(xiàng)目經(jīng)理必須認(rèn)真思考的問題。作為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該成為文檔工作的主人，而不是奴隸！那么怎么做到這一點(diǎn)呢？結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)和看法，筆者談?wù)勛约簜�(gè)人的想法。

1、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目干系人
　　項(xiàng)目無論大小都必須有一個(gè)符合SMART原則的目標(biāo)，這個(gè)相信大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理都認(rèn)同。達(dá)到這個(gè)目標(biāo)是項(xiàng)目經(jīng)理的不二職責(zé)，那么怎么達(dá)到呢？首先得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理軟件干系人都認(rèn)同并為之提供相應(yīng)資源持續(xù)為之努力。怎么讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人做到呢？
　　1） 項(xiàng)目干系人、項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)共同參與制定一個(gè)清晰的 可行的目標(biāo)；
　　2）把這個(gè)目標(biāo)清楚地溝通給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員。 為了確保大家針對目標(biāo)使用的是common language，那么最好的方式就是把它以文檔的形式記錄下來。同樣的道理，對于項(xiàng)目范圍也是這樣，項(xiàng)目范圍界定了該項(xiàng)目包括什么、不包括什么。把項(xiàng)目管理軟件和范圍記錄下來以后，也便于隨時(shí)對于實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)程與目標(biāo)、范圍進(jìn)行比較，及時(shí)糾正偏差。
　　項(xiàng)目干系人也必須記錄下來，以確保每個(gè)人的需求都涵蓋在項(xiàng)目之中。同時(shí)，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，這也是你向他們要資源的依據(jù)。

2、項(xiàng)目交付物
　　項(xiàng)目交付物的描述是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用來產(chǎn)出交付物的依據(jù)。如果不記錄下來，那就可能會(huì)導(dǎo)致著項(xiàng)目成員可能按照他的個(gè)人理解去做，最終無法產(chǎn)生我們所期望的交付物。所以必須清楚、毫不含混地定義項(xiàng)目交付物并形成文檔，項(xiàng)目的大小在這里的體現(xiàn)只會(huì)是文檔篇幅的大小而已

3、項(xiàng)目計(jì)劃
    再小的一件事情如果要順利完成，提前都要解決好以下幾個(gè)問題; 什么時(shí)候做什么？誰來做？每個(gè)任務(wù)預(yù)計(jì)需要多久來完成？ 需要哪些資源來做？簡單來講，這就是計(jì)劃最最基本的要素。
因此再小的項(xiàng)目都必須由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同準(zhǔn)備這些要素，為了方便溝通和跟蹤，必須把這些東西以文檔形式記錄下來并有效地與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人進(jìn)行有效溝通。同時(shí)，還要記得把里程碑標(biāo)識出來，這對于項(xiàng)目來講也是一個(gè)要件。但是對于小項(xiàng)目，要注意削減一些不必要的工作，比如：有的項(xiàng)目經(jīng)理熱衷于利用微軟的甘特圖來做非常漂亮的計(jì)劃圖表。其實(shí)對于小型項(xiàng)目大可不必，用excel把幾大要素表述清楚，簡單又快捷，還沒有什么技術(shù)障礙。

4、項(xiàng)目溝通、項(xiàng)目跟蹤和報(bào)告
　 溝通在項(xiàng)目中的重要性不必贅述，對于小型項(xiàng)目而言，在溝通方式和渠道上可以更靈活。比如電子郵件、小型會(huì)議甚至非正式的談話等等對于小型項(xiàng)目也許就夠了。但是必須記住與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、干系人和客戶保持適當(dāng)頻率的溝通。因?yàn)闇贤ㄊ鞘枪芾眄?xiàng)目進(jìn)程、管理干系人/客戶期望的最佳方式之一。項(xiàng)目跟蹤和報(bào)告是項(xiàng)目控制的重要手段，所以無論什么規(guī)模的項(xiàng)目都必不可少。當(dāng)然跟蹤和報(bào)告是通過項(xiàng)目溝通的形式進(jìn)行，正如項(xiàng)目溝通中所講到的，比如電子郵件、小型會(huì)議甚至非正式的談話等等對于小型項(xiàng)目也許就夠了。

5、變更管理
    業(yè)務(wù)需求、項(xiàng)目資源、項(xiàng)目計(jì)劃等等都存在一些不可避免的不確定性。這同樣與項(xiàng)目大小無關(guān)。因此作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須要評估這些變化所帶來的對項(xiàng)目的影響，比如工作量、成本、項(xiàng)目進(jìn)度、范圍等等。對于小的項(xiàng)目來說，也許不會(huì)出現(xiàn)什么戲劇性的變化需要項(xiàng)目控制委員會(huì)做決策，所需要做的也許是和關(guān)鍵項(xiàng)目干系人做一個(gè)很短的溝通并共同作出決策如何處理這些變更。但是作為項(xiàng)目經(jīng)理，千萬不要因?yàn)樾枨笮【拖攵疾幌虢邮苓@些變更，必須征得所有關(guān)鍵項(xiàng)目干系人的認(rèn)可后方可接受，以免為項(xiàng)目帶來不可預(yù)見的后續(xù)影響，你自己成為了這個(gè)影響的替罪羊。

6、風(fēng)險(xiǎn)管理
　　正因?yàn)樯衔奶岬降牟豢深A(yù)見性和不確定性，所以項(xiàng)目總是存在著或大或小、或多或少的風(fēng)險(xiǎn)。失去對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的有效管理是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗最主要原因之一。哪怕是小項(xiàng)目，都必須在項(xiàng)目的開始階段識別出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并評估出排在最前面的那些風(fēng)險(xiǎn)(Top 5 or Top 10)做為觀察和跟蹤的重點(diǎn)，并在項(xiàng)目進(jìn)展過程中持續(xù)關(guān)注那些新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新排列。
　　綜上所述，以上六點(diǎn)是任何規(guī)模的項(xiàng)目都必須重點(diǎn)管理的東西，規(guī)模的不同在這里的含義是工作量的不同和管理方式的不同罷了。（資料來源：項(xiàng)目管理資源網(wǎng)）