信息化建設(shè)在項(xiàng)目管理中的重要性

    在當(dāng)今的企業(yè)管理領(lǐng)域中，項(xiàng)目管理已經(jīng)成為了一個(gè)流行的話題。作為一門特殊的管理學(xué)科，它在企業(yè)和生活中都扮演著重要的角色。企業(yè)都在不斷的應(yīng)用和引入與之相關(guān)的管理課題。
    項(xiàng)目管理在近幾十年的發(fā)展也得到了企業(yè)的充分肯定，它獨(dú)特與傳統(tǒng)管理的方式能夠更加有效的實(shí)現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)。而項(xiàng)目管理是典型的目標(biāo)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程是以項(xiàng)目經(jīng)理為代表，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同打造這個(gè)目標(biāo)。所以在某種程度上講，企業(yè)更多談?wù)摰氖琼?xiàng)目管理中的軟性思想，即對(duì)人的管理。而另一個(gè)重要思想是硬性思想，即對(duì)數(shù)據(jù)的管理，這里的數(shù)據(jù)是一個(gè)大的概念，即信息。
    所以，項(xiàng)目管理最佳成熟狀態(tài)是項(xiàng)目的軟性技能和硬性技能的完美結(jié)合。即項(xiàng)目管理信息化。企業(yè)一旦建立項(xiàng)目管理信息化，對(duì)企業(yè)的整體項(xiàng)目發(fā)展將起到舉足輕重的作用。而項(xiàng)目管理信息化的建設(shè)，是企業(yè)項(xiàng)目管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。尤其是企業(yè)將項(xiàng)目管理作為主要戰(zhàn)略管理，或者成為戰(zhàn)略管理的重要組成部分時(shí)，信息化建設(shè)將能夠在很大程度上幫助企業(yè)解決大量問(wèn)題。
    那么到底如何理解企業(yè)項(xiàng)目管理信息化呢？在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，我們慣用的方式是用人來(lái)推動(dòng)人，大量的項(xiàng)目信息和數(shù)據(jù)的處理都是人工完成。在小項(xiàng)目或者項(xiàng)目數(shù)量不多的時(shí)候，這種方式能夠節(jié)省時(shí)間和成本，尤其在一些企業(yè)中的職能部門，隨即接收到的項(xiàng)目都是以這種隨即的方式處理。在矩陣型中的弱矩陣中也基本慣用這種方式。但是對(duì)于其他一些項(xiàng)目數(shù)量比較多，而且項(xiàng)目比較大的機(jī)構(gòu)或者部門來(lái)說(shuō)，人工處理信息的方式就會(huì)造成一定的麻煩，比如像平衡矩陣、強(qiáng)矩陣和項(xiàng)目型矩陣的組織，他們已經(jīng)不再是處理簡(jiǎn)單的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，而是需要處理大量數(shù)據(jù)，我們也叫海量數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)處理已經(jīng)不能單憑人力來(lái)完成，項(xiàng)目的數(shù)量和類型的不同，必然會(huì)使得資源、風(fēng)險(xiǎn)、協(xié)調(diào)、檢索、控制、集成等都上升了難度，所以使用信息管理就成了必不可少的一種選擇。這也是體現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目管理能力一種標(biāo)志。
    可見(jiàn)，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理信息化的建設(shè)，將是非常重要的。
    早在上個(gè)世界80年代，著名信息化建設(shè)專家諾蘭就對(duì)一個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了自己的觀點(diǎn)，即“諾蘭模型”，諾蘭模型是將企業(yè)對(duì)信息化的建設(shè)分成了六個(gè)不同的層級(jí)，這六個(gè)不同的層級(jí)說(shuō)明了一個(gè)企業(yè)在管理過(guò)程中對(duì)待數(shù)據(jù)的方式，或者說(shuō)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中信息化誕生和處理的方式。
    諾蘭模型和它的思想主要是如下幾個(gè)階段的描述：
    第一個(gè)階段叫初始階段；這個(gè)階段在項(xiàng)目管理中的表現(xiàn)凡是是指項(xiàng)目過(guò)程中軟性技能比較豐富，涉及到的數(shù)據(jù)比較少，通過(guò)人工的管理方式就可以解決。這也是我們現(xiàn)在很多企業(yè)對(duì)待項(xiàng)目管理的方式。
    第二階段是信息擴(kuò)散階段；當(dāng)項(xiàng)目的數(shù)量和復(fù)雜程度上升時(shí)，將會(huì)在這個(gè)過(guò)程產(chǎn)生海量信息，海量信息的出現(xiàn)，就會(huì)增加項(xiàng)目的不可控性和風(fēng)險(xiǎn)。如果還需要人力，那么可能要耗費(fèi)龐大的人力來(lái)處理這些信息，如果使用項(xiàng)目管理信息化工具，這種信息的擴(kuò)散就能夠通過(guò)技術(shù)的方式來(lái)處理。
    第三階段是信息控制階段；項(xiàng)目中大量信息的出現(xiàn)，必須要有效控制才能夠確保各項(xiàng)任務(wù)的完成，當(dāng)然了，這里所謂的信息還是指數(shù)據(jù)，它們包括了資源、人力、成本、任務(wù)、溝通、協(xié)作、商務(wù)、辦公等各項(xiàng)工作。
    第四個(gè)階段是信息集成；其包括了項(xiàng)目的管理流程（軟性的）、系統(tǒng)和技術(shù)于一體，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)再生，數(shù)據(jù)流通，控制發(fā)展階段。
    第五個(gè)階段是數(shù)據(jù)管理階段；在一定程度上，項(xiàng)目和項(xiàng)目管理達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)的信息化要求，擁有一套管理系統(tǒng)，那么就可以對(duì)項(xiàng)目的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，結(jié)合上述幾個(gè)階段的進(jìn)展，對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和控制，這個(gè)階段基本達(dá)到了一種成熟的標(biāo)準(zhǔn)。
    第六個(gè)階段是成熟階段；即企業(yè)或者項(xiàng)目部門，可以應(yīng)用搭建的信息系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理和控制。
    諾蘭階段并沒(méi)有嚴(yán)格的說(shuō)需要一層一層的上升，企業(yè)也可以根據(jù)自己的要求直接到第三或者第四，乃至更高階段。企業(yè)在項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要建立屬于自身要求的階段位置，當(dāng)然，隨著企業(yè)在項(xiàng)目和項(xiàng)目管理的能力變動(dòng)，這種層次也可以隨著變動(dòng)，建立符合自己標(biāo)準(zhǔn)的要求。
    那么企業(yè)項(xiàng)目管理信息化到底可以給一個(gè)企業(yè)，或者一個(gè)項(xiàng)目部門能夠帶來(lái)什么好處呢？顯然，這種模式可以在很大程度上幫助企業(yè)解決大量問(wèn)題。由諾蘭模型可以知道，項(xiàng)目數(shù)量和類型增加的時(shí)候，其需要處理的數(shù)據(jù)也會(huì)增加，這個(gè)時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)：
    第一，數(shù)據(jù)多而復(fù)雜�，F(xiàn)代市場(chǎng)的變動(dòng)，使得越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始向項(xiàng)目化的方式轉(zhuǎn)移，一些典型的外包公司本身已經(jīng)成為了項(xiàng)目型組織，這樣的企業(yè)或者部門，已經(jīng)將項(xiàng)目作為其生存的戰(zhàn)略制高點(diǎn)，大量項(xiàng)目的出現(xiàn)，勢(shì)必會(huì)有大量的數(shù)據(jù)信息需要處理，其中包括了自己的數(shù)據(jù)和客戶的數(shù)據(jù)。涉及資源、財(cái)務(wù)、行政、采購(gòu)、人員等各類信息，必須由專業(yè)的信息系統(tǒng)才能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理。而企業(yè)信息化的建設(shè)，就很好的滿足的了這個(gè)需求。
    第二，資源大量密集。多項(xiàng)目的一個(gè)典型特點(diǎn)就是資源很多，包括了工時(shí)、材料和成本等各類資源。對(duì)于資源的管理，已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)。需要有一定的系統(tǒng)來(lái)“登記入戶”，有效調(diào)用和分配，調(diào)配等。大量資源的出現(xiàn)，會(huì)給大量的項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)困難，這里包括了對(duì)資源的控制和分配，一旦出現(xiàn)不合理的資源分配與管理，將會(huì)帶來(lái)不止一個(gè)項(xiàng)目的損失。
    第三，風(fēng)險(xiǎn)急速上升。風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的概念。在實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程中，信息化平臺(tái)可以最大程度的減少人工對(duì)項(xiàng)目的人為干擾，雖然我們強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理過(guò)程中的人員作用很大，當(dāng)項(xiàng)目數(shù)量多或者信息復(fù)雜的時(shí)候，人為的作用往往是不可控的，人在大量數(shù)據(jù)面前，或許顯得有些措手不及的感覺(jué)，對(duì)項(xiàng)目必然會(huì)造成一定的風(fēng)險(xiǎn)，所以信息化可以很好的借助項(xiàng)目管理工具來(lái)完成項(xiàng)目信息的安排，減少風(fēng)險(xiǎn)。
    第四，成本控制難度加大。顯然，當(dāng)項(xiàng)目的數(shù)量和難度增大時(shí)，項(xiàng)目的投資也會(huì)成為一個(gè)關(guān)注的話題。大量項(xiàng)目的出現(xiàn)，從商務(wù)的角度考慮，其內(nèi)外成本，采購(gòu)成本等都將成為一個(gè)復(fù)雜的流程，財(cái)務(wù)部門需要通過(guò)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合，隨時(shí)隨地關(guān)注項(xiàng)目每個(gè)模塊的財(cái)務(wù)支出或者收支情況。這樣就在很大程度上防止項(xiàng)目在財(cái)務(wù)管理上的漏洞。
    第五，溝通困難加大。現(xiàn)在的很多企業(yè)都有跨區(qū)域項(xiàng)目，或者跨區(qū)域合作項(xiàng)目，在溝通上除了必須的口頭和書面方式外，還需要通過(guò)項(xiàng)目的進(jìn)展報(bào)告來(lái)表述。那么這種溝通事實(shí)上已經(jīng)不能簡(jiǎn)單的理解為一種飛鴿傳書，而必須要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以項(xiàng)目數(shù)量加大的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、高層管理、客戶和用戶等，都希望能夠與項(xiàng)目的進(jìn)展零距離接觸，那么這個(gè)時(shí)候就必須要考慮通過(guò)信息化的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如在微軟的Project管理軟件中，企業(yè)EPM解決方案就能夠很好的表述這個(gè)思想。
    第六，商務(wù)辦公能力的表現(xiàn)。商務(wù)辦公是一種商業(yè)色彩，項(xiàng)目管理信息化同樣能夠滿足這個(gè)要求，在項(xiàng)目部門與職能部門的協(xié)作中，項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)能夠處理一些常規(guī)的辦公事務(wù)，比如日期提醒，節(jié)日祝福等，都可以通過(guò)項(xiàng)目管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
    當(dāng)然了，企業(yè)項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的重要性遠(yuǎn)不止這些，企業(yè)本身在項(xiàng)目管理的過(guò)程中也必須認(rèn)識(shí)到，當(dāng)項(xiàng)目管理的條件達(dá)到一定程度的時(shí)候，諾蘭模型就開(kāi)始告訴你，你需要以什么樣的方式管理你的項(xiàng)目。所以對(duì)于一個(gè)企業(yè)或者部門，如果你的項(xiàng)目是你戰(zhàn)略的組成部門，你就需要認(rèn)真對(duì)待它們，因?yàn)樗鼈兪悄闫髽I(yè)或部門存在的支柱，而項(xiàng)目管理信息化的搭建，將在這個(gè)環(huán)節(jié)中必不可少。（資料來(lái)源：項(xiàng)目管理資源網(wǎng)）

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