企業(yè)如何開展信息化建設(shè)自評工作

    隨著企業(yè)管理信息化時代的到來，企業(yè)紛紛開展了信息化建設(shè)的工作，各種各樣的企業(yè)信息化管理軟件不斷的被開發(fā)出來，企業(yè)上線的信息系統(tǒng)也越來越多、越來越復(fù)雜，員工對于這些信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果也是褒貶不一。那么作為企業(yè)的管理者，如何評價信息系統(tǒng)對于企業(yè)運營產(chǎn)生的價值便成為了一個棘手的問題。聽員工的使用意見？新系統(tǒng)上線必然改變員工的工作習(xí)慣，這種改變必然會引發(fā)員工對于信息系統(tǒng)的片面意見，因此聽取員工的使用意見并不靠譜；請第三方機構(gòu)進行評價？這種方式得到的系統(tǒng)狀況評價似乎比較客觀，但是聘請第三方機構(gòu)的費用不低，而且信息系統(tǒng)中一般都會有大量的企業(yè)機密信息，長期依賴第三方機構(gòu)進行評價會對企業(yè)的信息安全帶來一定的風(fēng)險。
    那么企業(yè)怎么樣才能夠獨立自主的獲得客觀的、有效的信息化工作效果評價呢？可以從以下4個層面進行自評：

一、工作效率是否得到有效的提升
    信息化建設(shè)對于企業(yè)產(chǎn)生的最直接的正面影響就是工作效率的提升。對于信息化工作效果的最直接評價就是考察信息化工作是否為企業(yè)內(nèi)部工作效率帶來有效的提升。在對效率提升的評價中我們要特別強調(diào)是效率的“有效”提升。
    信息系統(tǒng)對于工作效率的提升實際上是一把雙刃劍，一方面大量企業(yè)數(shù)據(jù)和工作信息電子化后能夠更加方便、高效的完成對信息的儲存、查詢、處理等工作，但是這些大量的信息并不是有了信息系統(tǒng)后就自己電子化了，它們?nèi)匀恍枰�人工來將大量的�?shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)中，這個信息輸入的過程必然會降低員工的工作效率。一般來說，如果企業(yè)的信息化工作是成功的，通過系統(tǒng)間的信息共享以及系統(tǒng)與工作的高度契合，那么信息的輸入工作在有效性和便利性上都會有極大的保障，進而能夠保障信息系統(tǒng)對工作效率的提升效果大大高于對工作效率的降低效果；反之，如果企業(yè)的信息化工作不成功的話，信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享差，形成一個一個的信息孤島，信息系統(tǒng)與工作的緊密度低，則會出現(xiàn)諸如大量信息的重復(fù)輸入、員工平時不錄入信息而在應(yīng)付信息系統(tǒng)使用考評集中錄入信息等情況。出現(xiàn)這些情況會使得信息化不但不能提升企業(yè)的運行效率，反而會影響工作正常、有效的開展。

二、是否起到規(guī)范業(yè)務(wù)的作用
    信息化對于企業(yè)的另一重大價值是規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)運行。在信息系統(tǒng)上線之前，軟件實施方必須要與企業(yè)共同分析企業(yè)業(yè)務(wù)對信息系統(tǒng)的需求，同時結(jié)合企業(yè)的實際流程以及信息系統(tǒng)提供的最佳解決方案對企業(yè)的流程進行優(yōu)化，最后通過信息系統(tǒng)的落地實現(xiàn)流程的固化。因此，信息系統(tǒng)建設(shè)的過程實際應(yīng)當是一個對業(yè)務(wù)進行優(yōu)化、規(guī)范和固化e化的過程。如果信息系統(tǒng)建設(shè)是成功的話，那么系統(tǒng)與實際工作應(yīng)當是緊密契合的。但是，如果在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中沒有花足夠的時間和精力對業(yè)務(wù)需求進行梳理分析，而是“為了信息化而信息化”的匆忙上馬信息系統(tǒng)，那么信息系統(tǒng)與實際工作的流程必然會偏差，最終將導(dǎo)致信息系統(tǒng)實際運用效果不佳，同時無法達到規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)的目的。
    對于信息化是否起到規(guī)范業(yè)務(wù)作用的評價工作，企業(yè)應(yīng)當從兩個方面展開：一方面，審查信息系統(tǒng)建設(shè)過程中是否進行了企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)需求分析的工作；另一方面，發(fā)放內(nèi)部問卷，調(diào)研“現(xiàn)在使用的系統(tǒng)與流程的匹配程度怎么樣？”并對問卷答案進行分析，如果有相當數(shù)量的員工認為系統(tǒng)與流程的匹配度上存在問題或信息系統(tǒng)明顯與流程不匹配的話，這就說明企業(yè)的信息系統(tǒng)目前對于業(yè)務(wù)的規(guī)范力度是有限的，表現(xiàn)為流程與信息系統(tǒng)的不匹配。

三、知識管理效應(yīng)是否形成
    隨著信息化時代的到來，無形資產(chǎn)占企業(yè)總價值的比重越來越大，其中經(jīng)驗、技術(shù)、學(xué)識等顯性或隱性知識更是日漸成為企業(yè)的重要核心競爭力。對于市場型企業(yè)來說市場知識和經(jīng)驗的積累是提升市場預(yù)測能力的基礎(chǔ)；對于重資產(chǎn)企業(yè)來說設(shè)備維護技術(shù)和經(jīng)驗的積累是保證設(shè)備運維水平提升的前提。知識管理水平的提升能夠很好的提升組織學(xué)習(xí)能力，降低重復(fù)學(xué)習(xí)的成本。信息系統(tǒng)是否實現(xiàn)了對企業(yè)各個專業(yè)領(lǐng)域知識科學(xué)合理的分類、收集、管理和分析等功能是企業(yè)自我審視信息化工作效果的重要層面。

四、是否有力的支持了決策工作
    信息系統(tǒng)對于決策的支持，是信息化建設(shè)對企業(yè)影響最重大也是最重要的功能。通過信息系統(tǒng)對于決策的支持，能夠幫助企業(yè)在關(guān)鍵時刻做出正確的決策，從而直接反映在企業(yè)收益的提升或者成本的下降上。譬如，通過信息系統(tǒng)對企業(yè)供應(yīng)鏈信息進行整合和優(yōu)化，降低企業(yè)的庫存、提升供應(yīng)鏈效率，能直接降低企業(yè)的運營成本和對現(xiàn)金流的占用。企業(yè)的信息系統(tǒng)如果能夠較為全面的支持企業(yè)的決策工作，表明企業(yè)的信息化工作已經(jīng)達到了一個較高的水平。
    決策支持的實現(xiàn)需要以上文提到的三個層面功能的實現(xiàn)作為前提，同時對信息系統(tǒng)自身的智能性也有很高的要求。因此，對決策支持層面的自我評價企業(yè)應(yīng)當循序漸進，分階段、分層面進行審視。首先是基礎(chǔ)決策支持，即一些專業(yè)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)實現(xiàn)局部決策支持。例如：對于各種合同的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析并進行合同重要執(zhí)行節(jié)點的預(yù)警，客服系統(tǒng)對于客戶投訴的記錄情況進行分類統(tǒng)計分析等等；其次是高級決策支持，通過收集各個專業(yè)領(lǐng)域信息系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)，對企業(yè)的整體運營情況進行分析，為管理層提供方便快捷的企業(yè)運行信息，如管理駕駛艙、綜合信息平臺等。這種循序漸進的評價一方面便于企業(yè)了解自身信息化建設(shè)的情況，另一方面避免了評價要求過高對信息化建設(shè)產(chǎn)生“拔苗助長”的不良影響。
    需要特別說明的是，上述四個層面的評價能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息化工作的不足，但是無法全面反應(yīng)出是什么問題造成的這些不足。引起這些不足的原因可能是復(fù)雜的系統(tǒng)性問題，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)的信息化工作存在嚴重的問題，不應(yīng)貿(mào)然提出整改和修正方案或否定之前的信息化工作，還是應(yīng)當邀請專業(yè)的第三方公司來進行診斷和分析，提出專業(yè)的解決方案。（資料來源：暢享網(wǎng)）

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