質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度控制是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要控制對象。采購階段為工程建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，采購費(fèi)用在項(xiàng)目總投資中所占比重一般為50%~60%。因此，對項(xiàng)目采購階段的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格控制，是實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目管理目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。
一、采購質(zhì)量控制
1 建立健全質(zhì)量體系
建立健全質(zhì)量體是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的基礎(chǔ)。每個(gè)EPC項(xiàng)目也有必要以公司的質(zhì)量為基礎(chǔ)，建立完善的項(xiàng)目采購管理質(zhì)量體系，并貫徹實(shí)施。采購管理質(zhì)量體系不僅是建立一套完整的采購質(zhì)量管理文件，作為采購管理的指導(dǎo)性文件，更重要的是組建采購質(zhì)量管理組織。由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭，采購主管及其他各個(gè)崗位負(fù)責(zé)人必須按照文件要求盡職盡責(zé)，履行自己的責(zé)任和義務(wù)，保證整個(gè)質(zhì)量體系的高效運(yùn)行。
2 采購階段影響產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)
采購階段包括采購策劃、采買、監(jiān)造催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)确矫娴墓ぷ魅蝿?wù)，其中影響采購質(zhì)理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)如下：
1. 等級劃分。采購策劃時(shí)進(jìn)行設(shè)備關(guān)健性等級及設(shè)備建造等級劃分。
2. 采買。供貨商資格預(yù)審及確定項(xiàng)目供貨商名單;制定明確的設(shè)計(jì)、制造、建造、檢驗(yàn)、驗(yàn)收要求及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);審查供貨商技術(shù)資料。
3. 檢驗(yàn)。按照程序和規(guī)定進(jìn)行車間檢驗(yàn)、出廠檢驗(yàn)、現(xiàn)場檢驗(yàn);控制不合格品，確認(rèn)無誤的方可辦理驗(yàn)收交接手續(xù)。
4. 監(jiān)造、催交。委派專家駐廠或巡檢進(jìn)行制造質(zhì)理跟蹤、監(jiān)督。
5. 運(yùn)輸。其中主要包括：審查關(guān)鍵設(shè)備、超限設(shè)備的運(yùn)輸方案;監(jiān)督關(guān)鍵設(shè)備、超限設(shè)備的裝卸工作，并做好記錄;如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)會同有關(guān)單位做好文件簽署工作;重視關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)場移交的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作。
6. 采購接口質(zhì)量控制。審查請購文件應(yīng)包括對技術(shù)要求、數(shù)據(jù)表完整性審查及責(zé)任人簽字檢查;報(bào)價(jià)技術(shù)評審結(jié)果應(yīng)明確提出評審意見并簽名;采購經(jīng)理對所有到現(xiàn)場貨物的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和控制以滿足施工要求;業(yè)主、監(jiān)理單位、安裝單位需參加由采購部門組織的設(shè)備開箱檢驗(yàn)和交接;采購過程中，試車經(jīng)理應(yīng)會同采購經(jīng)理對試運(yùn)行所需設(shè)備及備品備件的規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，以保證試運(yùn)行的順利提行;安裝及試運(yùn)行過程中出現(xiàn)與設(shè)備有關(guān)的問題，采購人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)供貨商解決。
總之，抓住影響采購質(zhì)量的控制點(diǎn)，以保證采購管理質(zhì)量體系在公司采購部門、項(xiàng)目采購組、以及與采購部門存在工作接口關(guān)系的其他(如設(shè)計(jì)、質(zhì)量控制等)相關(guān)崗位，日常工作中持續(xù)、有效的運(yùn)行是采購質(zhì)量控制成敗的關(guān)鍵。
二、采購成本控制
1 工程采購成本的組成
工程采購成本主要由采購合同的費(fèi)用、采購人員管理費(fèi)用組成。即：采購成本=設(shè)備材料費(fèi)用(設(shè)備材料成本+相關(guān)稅費(fèi)+技術(shù)服務(wù)費(fèi)+利潤)+物流費(fèi)用+保險(xiǎn)費(fèi)+倉庫保管費(fèi)+采狂風(fēng)驟雨人管理費(fèi)。因此，采購成本控制除了針對設(shè)備材料的費(fèi)用進(jìn)行控制外，供貨狀況、服務(wù)質(zhì)量以及采購人力需求，也是重點(diǎn)考慮對象。
2 影響采購成本的主要因素
影響采購成本的主要因素有：產(chǎn)品設(shè)計(jì)選型、制造廠的成本、供貨商的定價(jià)策略、運(yùn)輸成本、市場行情。
3 采購成本的控制措施
1. 優(yōu)化設(shè)計(jì)。把采購納入設(shè)計(jì)程序，在設(shè)計(jì)過程中、產(chǎn)品選型時(shí)就應(yīng)堅(jiān)持正確的設(shè)計(jì)理念，除了滿足工藝要求，還應(yīng)兼顧采購成本，選擇合適的而不是最好的設(shè)備來滿足工程需求。
2. 國產(chǎn)化。相對發(fā)達(dá)國家而言，中國制造產(chǎn)品價(jià)格及人工費(fèi)用低了很多。
3. 制定采購費(fèi)用控制指標(biāo)和采購資金計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施采購招標(biāo)前，項(xiàng)目控制部門應(yīng)根據(jù)總包合同價(jià)格進(jìn)行分解，并下達(dá)采購費(fèi)用控制指標(biāo);采購部門應(yīng)在費(fèi)用控制指標(biāo)指導(dǎo)下開展工作，以便對采購價(jià)格進(jìn)行控制。根據(jù)采購進(jìn)度計(jì)劃，編制采購資金計(jì)劃，合理調(diào)配資金，可以降低財(cái)務(wù)成本。
4. 供應(yīng)商管理。供應(yīng)商是采購管理工作的重要內(nèi)容。在合同的過程中工程公司通過對供應(yīng)商從產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、技術(shù)力量等方面進(jìn)行綜合考評，優(yōu)勝劣汰，建立了“合格供應(yīng)商長名單”。
5. 招標(biāo)。招標(biāo)方式一般采購公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、議標(biāo)的方式。公開招標(biāo)的缺點(diǎn)是參與投標(biāo)的供貨商數(shù)量不能預(yù)期，會加大投標(biāo)商資格預(yù)審和評標(biāo)工作的難度和工作量，增加采購管理成本;優(yōu)點(diǎn)是更多的投標(biāo)人參與意味著價(jià)格競爭更激勵(lì)，更有利于買方選擇。
6. 核價(jià)。采購部門需要在采購前熟悉所招標(biāo)設(shè)備的價(jià)格組成，供助互聯(lián)網(wǎng)平臺了解設(shè)備的原料價(jià)格、把握市場行情波動;另外還可以通過查詢近期本公司內(nèi)不同項(xiàng)目同類設(shè)備的招標(biāo)結(jié)果，準(zhǔn)確核實(shí)價(jià)格，避免同一公司內(nèi)不同項(xiàng)目向同一個(gè)供應(yīng)商采購相同材料卻價(jià)格不同的狀況。
7. 投標(biāo)價(jià)格分析。根據(jù)開標(biāo)情況，采購人員需要對投標(biāo)情況至少進(jìn)行以下分析：供貨范圍是否滿足招標(biāo)要求，有無缺漏項(xiàng)或多項(xiàng);安裝附件、隨機(jī)備件、兩年備件、專用工具、潤滑油品等是否清楚;技術(shù)性能參數(shù)是否滿足設(shè)計(jì)技術(shù)要求;外購零部件、配套產(chǎn)品的來源(原產(chǎn)地)、品牌;分項(xiàng)價(jià)格求和是否與開標(biāo)總價(jià)一致;分項(xiàng)價(jià)格或零部件價(jià)格是否合理;運(yùn)保費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)等取費(fèi)是否合理;付款條件、交貨期等商務(wù)條款是否符合招標(biāo)要求。
8. 談判。談判也是控制成本的重要手段。如果希望達(dá)到更低的降幅，就需要在成本核價(jià)并對投標(biāo)價(jià)格詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上拿出依據(jù)，闡明不合理的情況，以理服人，要求投標(biāo)人降價(jià)。同時(shí)引入競爭機(jī)制，最終取得合理的采購價(jià)格。
9. 工程公司的信譽(yù)。合同付款是供貨商關(guān)注的重點(diǎn)。供貨商對用戶、工程公司也有一套考評機(jī)制，最終影響供貨商與工程公司的合作情況及供貨商的報(bào)價(jià)策略。因此，對工程公司而言，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，及時(shí)付款，建立良好的企業(yè)信譽(yù)，對采購成本控制同樣有積極意義。
10. 物流運(yùn)僵成本的控制?？偝邪绦枰哉l(fā)布的物流價(jià)格表為依據(jù)，結(jié)合貨物的重量、體積、距離、運(yùn)輸方式以及超限設(shè)備等特殊情況對運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行測算，對供貨商或物流公司的運(yùn)輸費(fèi)用報(bào)價(jià)進(jìn)行核對，通過談判把設(shè)備的運(yùn)輸用控制在合理范圍內(nèi)。
11. 集中、批量采購。同一類設(shè)備進(jìn)行集中、批量采購可以降低貨物地供應(yīng)價(jià)格以及采購人工成本。但是建設(shè)項(xiàng)目的總體進(jìn)度、設(shè)計(jì)進(jìn)度、需求批量、需求時(shí)間計(jì)劃、資金情況、管理制度等都存在差異。
三、采購進(jìn)度控制
1 編制采購進(jìn)度計(jì)劃
總承包項(xiàng)目啟動后，采購部門必須根據(jù)項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃編制采購進(jìn)度計(jì)劃，明確進(jìn)度控制的要求和目標(biāo)，指導(dǎo)日常采購進(jìn)度管理工作。
2 組織措施
目前，一些總承包項(xiàng)目僅設(shè)立項(xiàng)目計(jì)劃工程市負(fù)責(zé)項(xiàng)目總體計(jì)劃執(zhí)行情況的跟蹤，采購進(jìn)度控制并未設(shè)立專人負(fù)責(zé)。因此，除了采購經(jīng)理對采購進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管外，還應(yīng)配置采購進(jìn)度控制崗位人員，主要負(fù)責(zé)核查采購進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)與采購進(jìn)度計(jì)劃控制點(diǎn)存在偏離時(shí)，及時(shí)向采購人員發(fā)出提配并要求采取糾正措施。
3 管理措施
一方面，應(yīng)解決工程公司自自存在的問題。重點(diǎn)對設(shè)計(jì)進(jìn)度、技術(shù)文件/圖樣質(zhì)量、中標(biāo)廠商的選擇、采購催交力度、運(yùn)輸方案、公司內(nèi)部文件及資金審批流程和效率等方面加強(qiáng)管理;
另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對供貨商的管理。對于不能嚴(yán)格執(zhí)行合同條款的供貨商應(yīng)該終止后續(xù)的合作機(jī)會，必要時(shí)還可以考慮采取經(jīng)濟(jì)措施，進(jìn)行違約罰款。
熟悉項(xiàng)目采購階段各個(gè)工作環(huán)節(jié)在質(zhì)量、進(jìn)度、成本控制方面經(jīng)常面臨的問題、易發(fā)的不利狀況和潛在風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)立主要控制點(diǎn)，建立完善的質(zhì)量體系、工作標(biāo)準(zhǔn)、操作程序以及獎懲措施、績效考核等管理制度，是采購管理的基礎(chǔ);長期培養(yǎng)、組建一支執(zhí)行力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、技術(shù)專業(yè)的高素質(zhì)采購團(tuán)隊(duì)，是采購管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的重要保證。